Talouden hallinta - ongelmat ostolaskujen käsittelyprosessin näkökulmasta

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää suurimmat ongelmat yrityksen ostolaskujen käsittelyprosessissa, listata ne osa-alueittain sekä löytää niihin ratkaisuehdotuksia. Tarkoituksena oli huomioida erityisesti varsinaista laskunkäsittelyä edeltävien vaiheiden merkitys kokonaisprosessin kannalta. Työ toteutettiin tapaustutkimuksena, joka palvelee hyvin kehittämistyön menetelmiä.

Työn teoriaosuus käsittelee tutkimusmenetelmää ja sähköistä taloushallintoa sekä sähköistä ostolaskujen käsittelyprosessia. Tapaustutkimus toteutettiin tekemällä kaksi haastattelua sekä kysely. Haastattelujen perusteella oli tarkoitus löytää ongelmia ostolaskujen käsittelyprosessista, ja kyselyn perusteella oli tarkoitus valikoida ongelmista suurimmat tarkempaan käsittelyyn.

Haastattelut tehtiin yrityksen taloushallinnon palvelukeskuksen prosessinomistajalle sekä eräälle yrityksen materiaalipäällikölle. Haastattelujen perusteella luotu kysely tehtiin taloushallinnon palvelukeskuksen henkilöstölle.

Tutkimustulosten perusteella voidaan sanoa, että suurimmat ongelmat yrityksen ostolaskujen käsittelyssä johtuvat edeltävien vaiheiden puutteista. Kyselyn vastausten perusteella luotiin myös kaavio, josta on nähtävissä tärkeät huomioon otettavat asiat kokonaisprosessin alusta lähtien.

The aim of this thesis was to examine the main problems in the company's purchase invoice handling process, list them in different categories and find solutions. The purpose was to study to the phases before the actual invoice process. The work was carried out as a case study which serves well the development work.

The theoretical part of this thesis deals with the research method and electronic financial management and electronic invoice handling process. The case study was carried out with the help of two interviews and a questionnaire. Problems in the invoice handling process were looked for in the interviews. The questionnaire helped to find the biggest problems.

The interviews were done with to the process owner of the company's Shared Accounting Services as well as with one of the company's material manager. Survey was created based on the interviews.

Based on the results it can be said that the main problems in the company's invoice handling process are result from the lack of pre-phases. A diagram was created from the answers in the questionnaire. The main issues of the total process can be seen in the diagram.