Dokumentinkäsittelyprosessin hallintatyökalu

Abstract

Tässä insinöörityössä kehitettiin dokumentinkäsittelyprosessin hallintatyökalu Pöyry Industry Oy:n laitossuunnitteluosastolle. Työkalun nimeksi muodostui Flow, joka kuvastaa työkalun käyttötarkoitusta moniportaisen, virtauksen lailla etenevän työprosessin työvälineenä. Tavoitteena oli tehdä täysin itsenäinen sovellus, joka ei vaikuta muiden järjestelmien nykyiseen toimintaan. Työkalu mahdollistaa dokumentin siirtämisen työvaiheesta toiseen ja kommentoinnin täysin digitaalisesti, mikä on välttämätön edistysaskel ajan säästämiseksi ja tehokkuuden lisäämiseksi globalisoituvassa maailmassa sekä kiristyvässä kilpailussa.

Flow-sovellusta ajetaan paikallisena sovelluksena. Se on luotu Microsoft Visual Studio 2008 -kehitysympäristössä C#-ohjelmointikielellä. Flow hakee tarvitsemansa tiedot olemassa olevista eri tietojärjestelmistä. Käyttäjätiedot saadaan Microsoftin Active Directorystä LDAP-verkkoprotokollan avulla ja suunnitteluprojektien sekä -dokumenttien tiedot IBM Lotus Notes -tietokannan päälle rakennetusta Pöyryn omasta dokumentinhallintajärjestelmä JPDocista sen URL-pohjaisista kyselyistä palautuvia XML- ja HTML-dokumentteja jäsentämällä.

Työkalu tallentaa kaiken tarvitsemansa tiedon, jota ei käytetä nykyisissä järjestelmissä, kehityspalvelimella sijaitsevaan SQL-relaatiotietokantaan. Poikkeuksena ovat kuitenkin tarkastusprosessin päätteeksi hylättyjen dokumenttien kommentoidut versiot, jotka palaavat vesiputousmallissa takaisin edelliselle portaalle. Ne tallennetaan Microsoft SharePoint -sivun dokumenttikirjastoon. PDF-muotoisten katselutiedostojen kommentointiin käytetään Adobe Acrobat -ohjelman piirtotyökaluja. Alkuperäiset työ- ja katselutiedostot siirretään JPDociin käyttämällä Document Explorerin COM-objektia myöhäisellä sidonnalla.

Insinöörityön tuloksena oli Flow-ohjelman koeversio, jolla voidaan käytännössä tutkia työmenetelmien muutosten mahdollistamia tehokkuusparannuksia, eri osa-alueiden heikkouksia ja vahvuuksia riippumatta työorganisaation jäsenten sijainnista. Mikäli kokeilujakso osoittautuu onnistuneeksi, tullaan vastaavia toimintoja liittämään tulevaisuudessa kehitettäviin sisäisiin dokumentinhallintajärjestelmiin.

In this thesis a control tool of the document handling process was developed for the design technology department of Pöyry Industry Oy. The name of the tool is Flow, which describes the purpose of its usage as a tool for a multi-step creation process of workflow documents. The target was to create a fully independent program, which does not affect the existing systems and programs at all. The tool makes it possible to move documents from one stage to another and comment them totally digitally, which is a necessary step to be able to compete on top in the continuously globalizing world.

Flow is run as a desktop program. It has been developed in the integrated development environment of Microsoft Visual Studio 2008 using C# programming language. Flow collects the necessary information from existing systems. User information is imported from Microsoft Active Directory by using LDAP protocol. The project and document information is imported by parsing XML and HTML documents that are responses from URL based queries from the document management system JPDoc that runs on an IBM Lotus Domino server.

The tool stores all the required data that is not used in existing systems to an SQL relational database. Exceptions are the commented view files that have failed the checking process of documents. They are stored into a document library of a Microsoft SharePoint site. The view files that are in PDF format are commented by using the commenting tools of Adobe Acrobat. The original work files and view files are uploaded to JPDoc by using late binding of a COM object of running Document Explorer, which is the user interface of JPDoc.

The aim of this thesis was to develop a pilot version of Flow, which makes it possible to study the gained advantages and weaknesses in practice, regardless of how large and decentralized the project organization is. If the pilot period proves to be successful, the features of Flow will be added to future versions of in-house developed document management systems.