Sähköinen arkistointi : Kuopion Ykköstilit

Abstract

Tässä opinnäytetyössä laadittiin kuvaus yrityksen arkistointijärjestelmästä ja luotiin käyttöohje järjestelmän loppukäyttäjille. Työn tilaaja oli tilitoimisto Kuopion Ykköstilit Oy.

Sähköisellä taloushallinnolla on useita vahvuuksia paperiseen verrattuna. Yritysten on harkittava tarkoin mikä taloushallintojärjestelmä on niille sopiva ja miten järjestelmä hankitaan. Sähköisessä arkistoinnissa on useita teknisiä seikkoja, jotka on otettava huomioon arkistoa suunniteltaessa ja toteutettaessa. Työssä käydään läpi myös muutamien fyysisten tallennusvälineiden vahvuuksia, heikkouksia ja teknisiä ominaisuuksia.

Tilaajalla on jo arkistointijärjestelmä joka on aktiivisessa käytössä. Siitä ei ole olemassa kuitenkaan kokonaisvaltaista dokumentaatiota. Arkistointijärjestelmä koostuu kahdesta taloushallintosovelluksesta, Aditron Tikonista ja Heeroksesta. Sovellukset toimivat itsenäisesti, mutta tietoa voidaan siirtää niiden välillä.

Työ aloitettiin perehtymällä sähköistä taloushallintoa ja arkistointia käsittelevään kirjallisuuteen. Työn pääpaino kuitenkin oli tutustua tilaajan taloushallintojärjestelmään. Tikonista ja Heeroksesta tutkittiin niiden toimintaa yksittäin ja miten ne toimivat yhdessä. Tuloksena on dokumentaatio jossa käy ilmi arkistointijärjestelmän eri osa-alueet ja kuinka ne muodostavat kokonaisuuden.

Electronic financial management system has several advantages over traditional system. Companies have to decide what sort of a system they require and how the system is acquired. Electronic archiving has several technical matters that must be taken into account when planning an archive. Advantages and disadvantages of few physical media were discussed in the thesis.

The purpose of this thesis was to draw up documentation about an electronic archive of an accounting firm. The firm in question is Kuopion Ykköstilit. Another purpose was to create a user manual of the electronic archive. This manual is meant for the clients of Kuopion Ykköstilit.

The archive system already exists and is in use. However, there was no documentation about the archive. The archive consists of two financial management systems, Aditron Tikon and Heeros. These systems work independently of each other. The systems are capable of transferring information between them.

The first step was to search literature about electronic financial management and archiving. However, the emphasis of the thesis was to get familiar with the financial management system. Tikon and Heeros were both studied individually, but also how they work together. Result is a documentation that explains different aspects of archive system and how these aspects form an entity.