Sähköisen toimintaympäristön suunnittelu ja käyttöönotto Lahden kaupungin kiinteistönmuodostuksessa

Abstract

Sähköisten palveluiden käyttöönotto kunnissa on viime vuosina ollut hyvin sekavaa ja hajanaista. Suurimmassa osassa kuntia asiakas voi saattaa asioita vireille sähköpostitse tai kirjallisesti paperina, eli toimitaan yhtä aikaa sekä sähköisessä että paperimaailmassa. Tämä kahden toimintaympäristön maailma on hyvin tehoton tapa toimia.

Se miksi kunnissa ollaan tässä tilanteessa, johtuu varmasti siitä, että sähköinen asioiden ja asiakirjojen käsittely ja arkistointi ei ole vielä iskenyt läpi, mutta toisaalta paineet saattaa palvelut asiakkaalle Internetin välityksellä kasvavat vuosi vuodelta.

Paperista luopumiseen ja kokonaan sähköiseen toimintaympäristöön siirtymiseen kannustavat omalta osaltaan lähivuosien suurten ikäluokkien eläköityminen sekä taloudelliset paineet tehostaa toimintaa prosesseissa.

Sähköiseen toimintaympäristöön siirtymisellä prosesseja on mahdollista sisäisen tarkastelun kautta tehostaa huomattavasti. Asiakaspalvelu paranee samalla, koska entiset asiakaspalvelun tehtävät, kuten hakemusten vastaanottaminen, asiakirjojen lähettäminen ja vireillä olevien asioiden käsittelyvaiheiden seuraaminen voidaan automatisoida kunnan sähköisessä toimintaympäristössä uudelle sähköiselle palvelukanavalle.

Tällä sähköisellä palvelukanavalla tarkoitetaan kehittynyttä sähköistä tiliä, jolla asiakas asioi viranomaisten kanssa sähköisesti tunnistautuneena. Asiakas pystyy lähettämään virallisia hakemuksia, seuraamaan asian käsittelyn tilaa sekä saada automaattisesti käyttöönsä esim. kiinteistöomaisuuteensa liittyviä sähköisen arkiston asiakirjoja ympärivuorokauden.

Insinöörityön alkuosassa kerron, mistä kaikesta tämä sähköinen toimintaympäristö koostuu ja mitä sovelluksia ja tietojärjestelmiä Lahdessa on tähän käytetty. Sähköiseen arkistointiin liittyy vahvasti myös uudehko lainsäädäntö ja ohjeistot sekä luvanhakuprosessi, joiden sisältöä kuvaan keskeisiltä osin.

Työni loppuosassa paneudun siihen kuinka Lahden kaupungin kiinteistönmuodostuksen organi-saatio on ottanut tämän toimintaympäristön käyttöönsä sekä mitä huomioita olemme joutuneet projektin aikana tekemään ja kuinka me nyt ja tulevaisuudessa palvelemme asiakkaita.

The introduction of electronic services in municipalities in recent years has been very confusing and fragmented. In most municipalities you can manage your business like applications in two ways, by e-mail or in the office on paper. So the organizations do the work two times, on paper and electronically. This two-world environment is a very inefficient way of operating processes.

The reason why the municipalities are in this situation is because the electronic environment as electronic case and document management and filing has not yet been adopted in the organization, and on the other hand the pressures placed on services to the customer over the Internet is growing year by year.

The future labor shortage and also economic pressures will encourage organizations to move toward electronic environment and archiving.

The moving toward fully electronic environment gives the possibility to improve the internal processes in the organizations, such as customer service. For example customer service func-tions, such as the receipt of applications, documents, and monitoring the processing steps can be now almost fully automated for the new e-service channel. After that there is no need for traditional customer service.

This electronic service channel means an advanced electronic account in which you deal with the authorities.

In the first part of the thesis I tell what all this electronic environment consists of and what applications and information systems have been used in this project in the city of Lahti. Electronic filing is strongly related to the new legislation and guidelines. In addition, I tell about the process to have a permit to keep an electronic archive.

My final section focuses on how the real estate process of Lahti city has been built and managed to this new environment