Ryhmätyökalu yritysten välisen viestinnän kehittäjänä

Abstract

Töitä tehdään yhä enemmän tietokoneella, ja kommunikointi tapahtuu paljolti sähköpostilla. Suurta viestivirtaa voi kuitenkin ohjata mielekkäämmin. Internetin ja teknologian kehitys luovat otolliset olosuhteet uusien kommunikaatiotyökalujen luomiselle ja kehittämiselle ja yritysten käyttöönottamiselle.

Työn toimeksiantaja, WeTell Networks Oy, on uudenlaisen ryhmätyökalun tarjoaja ja halusi selvittää, mitä suoria ja epäsuoria kommunikaatiotyökaluja yritykset tällä hetkellä käyttävät yritysasiakkaita palvellessan ja vastaavatko työkalut heidän tarpeitaan. Entä minkälaisia ongelmia työkaluista aiheutuu, ja mitä hyviä puolia niissä on?

Tietoperustassa käydään läpi viestintävälineiden kehitystä, viestinnän onnistumisen edellytyksiä, viestintävälineen valintaan vaikuttavia tekijöitä, keskeiset mediarikkauden, -sosiaalisuuden ja -luonnollisuuden teoriat sekä suorien ja epäsuorien kommunikaatiotyöjalujen hyviä ja huonoja puolia. Aineisto on kerätty sekä suomen- että englanninkielisistä painetuista ja painamattomista lähteistä.

Empiirisen osan tutkimusaineisto kerättiin teemahaastatteluin ja analysoitiin teoriapohjaisesti. Tutkimuksessa selvisi, että kasvokkaistapaamisilla on suuri merkitys yritysten palvellessa yritysasiakkaitaan. Sähköisistä viestintätyökaluista sähköposti oli käyetyin, vaikkakin monet sen ominaisuudet olivat kyseenalaisia. Ryhmätyökalu yritysten välisessä viestinnässä jäi vähäiseksi.

Jotta sähköisten työkalujen käytöstä saataisiin mielekkäämpää ja sujuvampaa käytettäväksi myös yritysten välillä, paljon on vielä tekemistä, mutta kehtitysnäkymätkin ovat suotuisat.

More and more work is done increasingly on computer and communication accurse mostly via email. Extensive message flow could be covered in a more reasonable manner. The evolution of Internet and technology enables creation and development of new communication tools as well as implementing them in companies.

The commissioner of the thesis, WeTell Networks Ltd., offers a new kind of a group working tool and wanted to find out the direct and indirect communication tools companies have at their dis-posal at the moment when serving their customers and if the tools match up with their needs. Furthermore, what sort of problems the tools might cause and on the other hand, what is good about them?

The development of communication tools, preconditions for communication to succeed as well as things influencing in communication tool selection and theories of media richness, -sociality and -naturalness besides the pros and cons of direct- and indirect communication tools are gone through in the theoretical section of the thesis. The sources are collected from both English and Finnish, printed and online material.

The research material on the other hand was collected by theme interviews and analysed theory based. The research pointed out face to face communication being in an important role for com-panies serving their business customers. Email from electronic communications medium rose above the others even though many of its features were doubtful. Group working tools were left in the minority.

To get electronic communications media more sane and fluent also for use between companies, there is a lot to be done but also the view of development is favourable.