Laskunkiertojärjestelmän vaihto : Projektikuvaus ja -suunnitelma

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia ostolaskujen kierrätysjärjestelmän vaihtoprosessia. Kierrätysjärjestelmän vaihto oli opinnäytetyön kohdeyrityksessä vielä tätä opinnäytetyötä kirjoitettaessa vielä tekemättä. Prosessi oli tarkoitus toteuttaa käyttäen hyväksi projektimuotoista työtapaa. Opinnäytetyö oli tutkimuksellinen opinnäytetyö. Opinnäytetyön tutkimusta oli tarkoitus käyttää hyväksi ostolaskuprosessin suunnittelussa ja toteuttamisessa. Projektityöskentelyn tutkimuksen tavoitteena oli ensin luoda projektityöskentelyn eri aihepiireistä teoriatausta, jonka jälkeen jokainen osa-alue tutkittiin myös käytännössä. Tarkoituksena oli myös verrata teoriaa ja käytäntöä toisiinsa. Lisäksi opinnäytetyön tarkoituksena oli muodostaa aiempaan teoriaan ja tutkimukseen perustuva projektisuunnitelma.

Opinnäytetyössä tutkittiin ostolaskujen kierrätystä ja siihen käytettäviä järjestelmiä. Tutkimuksessa käytettiin kvalitatiivista tutkimusmenetelmää. Tutkittavina järjestelminä olivat SAP ECC 6.0 -järjestelmä ja Rondo. Ostolaskujen kierrätyksen teoreettinen tausta raken-nettiin ja ostolaskujen kierrätyksen toteutus käytännössä tutkittiin siten, että lukija ymmärtää ostolaskujen kierrätyksen merkityksen yritykselle. Myös järjestelmän vaihtoa tutkittiin eri näkökulmista. Opinnäytetyössä tutkittiin myös projektityöskentelyä sekä teorian että käytännön näkökulmista.

Opinnäytetyössä huomattiin, että käytännön projektissa ei toteudu kaikki projektityöskentelyn teoriataustassa esitetyt projektityöskentelyn vaiheet. Samassa huomattiin käytännön projektityöskentelyn kuitenkin seuraavan soveltuvin osin hyvin projektityöskentelyn teoreettista viitekehystä niin varsinaisten projekteissa kuin IT-projekteissakin.

Opinnäytetyön tutkimuksen perusteella voitiin sanoa, että taloushallinnon ohjelmistoihin liittyvät projektit seuraavat hyvin projektityöskentelyn teoreettista etenemismallia. Myös IT-projektien teoriaa voidaan soveltaa taloushallinnon ohjelmiston vaihtoprojektin toteutukseen.

The purpose of the present thesis was to research the process of replacing an invoice processing system. The research done for this thesis is used for planning and executing the invoice processing system change. The secondary object of the thesis was to form a plan for the project based on the research. The project plan is included as an appendix. The process of changing the invoice processing system will be put to action by implementing the project plan.

The thesis has been drawn up utilizing a qualitative method of research. Invoice processing and the systems involved were researched in this thesis. The systems involved in the change were SAP and Rondo. The theoretical background and the practical applications of invoice processing were researched in such a way that the reader would be able to understand the importance of invoice processing for any company. The change of the invoice processing system was researched from multiple points of view.

A project as a way of working was also researched in the thesis. Both theoretical and prac-tical views were taken. The goal of this was to, first, research the subject thoroughly and, then, investigate how the practical application would fit the theory. Conclusions were drawn after going through the different aspects of project work.

This practical project was found to follow closely the theoretical background of not only project work in general but also project work in regards to the theory of IT-projects. Finally, the process of writing this thesis was studied and the choices that were made during the writing process were analyzed.