Toiminnon ulkoistaminen kuntasektorilla

Abstract

Taloudellisen tilanteen kiristyminen ja siitä seurannut toimintojen tehostamisen tarve, on tuonut mukanaan tarpeen miettiä toimintojen ulkoistamisia. Toimintojen ulkoistaminen kunnassa on prosessi, joka käy läpi kaikki päätösasteet. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää kaikki se tieto mitä toiminnon ulkoistamiseen tähtäävän päätösesitystä valmisteltaessa on huomioitava. Esimerkkinä on käytetty teknisen kiinteistöhuollon ulkoistamiseen tähtäävän päätöksen valmistelua sekä päätöskäsittelyä. Opinnäytetyön aineisto koostuu hankinnan ja ulkoistamisen kirjallisuudesta, keskittyen teknisen kiinteistöhuollon ulkoistamiseen. Tutkimusmenetelmänä käytettiin toimintatutkimusta. Kehitetyn mallin hyötyjä ja siitä seurannutta muutosta mitataan päättäjille suunnatulla Forms-kyselyllä. Sovellettavat teoria ovat transaktiokustannusteoria ja Pfeifferin organisaatioteoria

Keskeisimpänä tuloksena voidaan pitää työn myötä syntynyttä tarkistuslistaa ja että päätöspykälää laadittaessa tarvitaan hyvät asiapohjaiset perusteet päätösten esittelymateriaalin sisällöksi, eli miksi kyseinen asia tuodaan käsittelyyn ja päätettäväksi. Tämän lisäksi on hyvä olla erillinen esittelymateriaali, jolla ulkoistamisen tarvetta ja perusteluja pystytään taustoittamaan laajemmin pykälän esittelyn yhteydessä ja osoitetaan esittelijän perehtyneisyys kyseiseen aiheeseen. Pykälän esittelytekstissä tai erillisessä esittelymateriaalissa tulee tuoda esille kaikki ne organisaatiotasot ja sisäiset sidosryhmät, joihin ulkoistus vaikuttaa, sekä myöskin se, että heidät on huomioitu. Päättäjät haluavat ulkoistamisesta päätettäessä tietää vaikuttavat lait sekä mittarit, joilla ulkoistettua toimintaa tullaan mittaamaan. Lisäksi prosessin aikana tuli selkeästi esille se, että poliittisten päättäjien päätöksenteko ei aina ole suoraviivaista, vaan siihen vaikuttavat monet inhimilliset tekijät ja ehkä myös poliittiset vaikutteet, joita päätöksen valmistelija voi etukäteen vain arvailla.

Esimerkkinä käytetty teknisen kiinteistöhuollon ulkoistaminen tullaan toteuttamaan. Lisäksi opinnäytetyön tuloksia ja tarkastuslistaa on mahdollisuus hyödyntää kaikissa kunnan tulevissa toimintojen ulkoistamisen selvityksissä ja ulkoistamispäätösten valmisteluissa.