Onnistunut palkkahallinnon ulkoistaminen

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää asiakasnäkökulmasta katsottuna, kuinka palkkahallinnon ulkoistaminen toteutetaan onnistuneesti. Tavoitteena oli kuvata tyypillinen ulkoistuspalveluasiakas ja selvittää ulkoistamisen suurimmat riskit ja onnistuneen ulkoistamisen tunnusmerkit.

Työssä käytettiin kvalitatiivista eli laadullista tutkimusmenetelmää. Teoreettinen viitekehys muodostui pääasiassa alan kirjallisuudesta ja sähköisistä internetlähteistä. Työn tutkimusaineisto kerättiin tekemällä teemahaastatteluita sellaisten yritysten edustajille, jotka ovat ulkoistaneet palkanlaskentansa.

Tutkimus osoitti, että onnistunut palkkahallinnon ulkoistaminen vaatii paljon töitä, mutta sen toteutuminen ei ole mahdotonta. Tyypillinen ulkoistuspalveluasiakas ulkoistaa pääasiassa yrityksensä tukitoimintoja, ja ulkoistamisen suurimpina riskeinä pidettiin palvelussa tai toiminnossa tapahtuvia virheitä tai muutoksia, jotka aiheuttavat asiakkaalle ylimääräistä työtä ja kustannuksia. Onnistuneen ulkoistamisen tunnusmerkkeihin puolestaan kuuluvat säännölliset tapaamiset asiakkaan ja palveluntarjoajan välillä, huolellisesti laaditut pelisäännöt, toimitusvarmuus ja kustannustehokkuus.

Johtopäätöksinä voitiin todeta onnistuneen ulkoistamisen toteutuneen täydellisesti silloin, kun edes asiakasyrityksen oma henkilöstö ei ole huomannut toiminnossa minkäänlaista muutosta.

The purpose of the present thesis was to solve how outsourcing payroll administration is accomplished successfully from the customer’s perspective. The goal of the thesis was to describe the typical customer of the outsourcing service; to discover the greatest risks in outsourcing; and the distinctive features of successful outsourcing.

Qualitative research methodology was utilized in this study. The theoretical framework consisted of professional literature and different internet sources on outsourcing and payroll administration. The research data was collected by theme interviews with corporate representatives who had outsourced their payroll.

The study showed that outsourcing payroll administration successfully requires a lot of work but it is not impossible to achieve. A typical customer of outsourcing mainly outsources functions which are considered as the company’s support functions. The greatest risks were mistakes or changes in service/function which could cause extra work or costs for the customer. Distinctive features of successful outsourcing were regular meetings between the customer and the service provider, carefully compiled rules, delivery reliability and cost efficiency.

The principal conclusion was that outsourcing a service or a function has succeeded when even the customer company’s own personnel have not realized any changes in the operation.