Sähköinen allekirjoitus ja arkistointi Espoon kaupunkimittauksessa

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli Espoon kaupungin kiinteistönmuodostuksen sähköisen allekirjoituksen ja sähköisen säilytysjärjestelmän käyttöönotto Espoon kaupungin projektina.

Työ aloitettiin tekemällä pohjatutkimukset sähköiseen allekirjoitukseen, säilyttämiseen ja Espoon kaupungin projekteihin liittyen. Pohjatutkimuksiin kuului sähköiseen allekirjoitukseen liittyvää lainsäädäntöä tutkimalla sekä EU:ssa että Suomessa ja tutkimalla sähköisen säilyttämisen määräyksiä Kansallisarkistolta ja Suomen arkistolakia. Työn aluksi tutustuttiin myös Espoon kaupungin projektioppaisiin projektinhallinnan tasolla. Projektissa edettiin Espoon projektiohjeistuksen mukaan. Projektissa käytettiin Espoon kaupungin IT-palveluita, missä tehtiin käytettävien järjestelmien välille integraatiot, jotta allekirjoitukset saatiin käyttöön. Projekti eteni määrätyssä järjestyksessä eikä seuraavalle portille ei edetty ennen kuin kaikki tarvittavat ratkaisut oli tehty.

Projektin tarkoituksena oli saattaa sähköinen allekirjoitus käyttöön Espoon kaupungin kaupunkimittauksen toimitusasiakirjoihin pöytäkirjaan, toimituskarttaan, tonttijakokarttaan ja kiinteistöinsinöörin päätöksiin. Samassa yhteydessä allekirjoituksen kanssa kyseiset asiakirjat olio tarkoitus saattaa sellaiseen muotoon, jossa ne voidaan pysyvästi säilyttää pysyvästi sähköisessä muodossa.

Opinnäytetyön aikana ei projektia saatu päättymään projektissa ilmenneiden odottamattomien ongelmien vuoksi, mutta projekti valmistuu aikanaan ja sähköinen allekirjoitus ja sähköinen säilyttäminen tulee Espoon kaupungin kiinteistönmuodostuksessa käyttöön. Opinnäytetyö kertoo mitä tähän asti on saatu aikaiseksi ja mitä vielä jäi puuttumaan projektista.

Projektin avulla saadaan Espoon kaupungin kiinteistötoimitustuotanto saatettua kokonaisuudessaan sähköiseen muotoon ja samalla päästään eroon tulostamisesta, jotta dokumentteihin saataisiin allekirjoitukset ja taas uudelleen skannauksesta, että dokumentit saataisiin lähetettyä asiakkaiden sähköpostiin. Sähköinen toimitusprosessi helpottaa kokonaisuudessa toimitustuotantoa ja tuottaa sekä ajallista että rahallista säästöä.