Hybriditapahtumasuunnitelma : Case: H&B Partners Oy

Abstract

Tämä toiminnallinen opinnäytetyö käsittelee tapahtumajärjestämistä koronavirusturvallisesta näkökulmasta. Opinnäytetyön tarkoituksena oli laatia tapahtumasuunnitelma hybriditapahtumaa varten H&B Partners Oy:lle. Tavoitteena oli luoda toimiva ja monikäyttöinen tapahtumasuunnitelma, joka toimii tukena järjestämisprosessin aikana, ja jota yritys voi hyödyntää myös tulevissa tapahtumissaan.

Opinnäytetyö koostuu teoreettisesta viitekehyksestä ja tuotoksesta eli hybriditapahtumasuunnitelmasta, joka on työn toiminnallinen osuus. Viitekehys jakautuu neljään osaan ja siinä käsitellään onnistuneen tapahtuman teoriaa, tapahtumasuunnittelua sekä tapahtumamarkkinointia. Ajankohtainen aihe tällä hetkellä on koronaviruksen aiheuttamat haasteet tapahtuma-alalle ja sen vuoksi viitekehys sisältää osuuden koronavirusturvallisesta tapahtumajärjestämisestä, jonka tueksi suoritettiin asiantuntijahaastattelu.

Hybriditapahtumasuunnitelman tavoitteena on toimia ohjeena tapahtumajärjestäjälle ja asettaa suuntaviivat tapahtuman toteuttamiselle. Tapahtumasuunnitelma sisältää tapahtuman tavoitteet, kohderyhmän, sisällön ja budjetin. Näiden lisäksi suunnitelmassa käsitellään tapahtuman markkinointia sosiaalisessa mediassa. Suunnitelman liitteenä ovat uudelleenkäytettävät pohjat budjetoinnille, sosiaalisen median markkinoinnin suunnittelulle sekä tapahtumajärjestäjän tarkistuslista, joka sisältää tapahtuman järjestämisprosessin tärkeimmät virstanpylväät. Pohjia voi hyödyntää myös muiden tapahtumien suunnittelun tukena tulevaisuudessa, mikä tukee tuotokselle asetettua monikäyttöisyyden tavoitetta.