Digitaaliset henkilöstöpalvelut esimiesnäkökulmasta

Abstract

Digitaaliset henkilöstöpalvelut esimiesnäkökulmasta

Opinnäytetyön toimeksiantaja on Oulun yliopiston Henkilöstöpalvelut, joka tuottaa palvelut sekä Oulun yliopiston että Oulun ammattikorkeakoulun henkilöstölle.

Opinnäytetyön tavoitteena on yleistasolla selvittää digitalisaation vaikutusta esimiestyöhön sekä käyttökokemuksia esimiestyöhön tarkoitetuista digitaalisista työkaluista. Tutkittiin miten esimiehet kokevat Henkilöstöpalvelujen heille tarjoamien, esimiestyöhön tarkoitettujen, digitaalisten työkalujen toimivuuden ja käytettävyyden, työkalujen kehittämistyön sekä mitkä ovat heidän halukkuutensa osallistua tähän kehitystyöhön. Miten digitaliset työkalut vaikuttavat työtyytyväisyyteen ja motivaation sekä onko digitaalisilla esimiestyön palveluilla vaikutusta varsinaiseen esimiestyöhön.

Empiirinen osio toteutettiin tutkimalla esimieskokemuksia puolistrukturoiduin laadullisin teemahaastatteluin ja analysoimalla kerättyä tietoa pohjautuen kirjoitettuun teoriaperustaan. Teoriaperusta pohjautui digitaalisuuteen esimiestyössä sekä kokemuksellisuuteen ja työhyvinvointiin. Laadullinen tutkimus toteutettiin harkinnanvaraisesti valituille henkilöille. Tutkimuksessa on käytetty teorian ymmärtämiseen lukuisia erilaisia kirjallisia ja sähköisiä lähteitä.

Digitalisaatio on vaikuttanut esimiestyöhön, kaikki haastatellut käyttivät digitaalisia työkaluja suvereenisti. Digitaalisuuden nähtiin lisäävän työn tehokkuutta monin tavoin, mutta vaikuttavan myös työtä kuormittavasti. Esimiehillä ei ollut osaamisvajeesta johtuvia vaikeuksia käyttää digitaalisia esimiestyön työkaluja ja palveluja, ollen suhteellisen tyytyväisiä siihen, että digitaalisia palveluja on viime vuosina kehitetty ja niitä tullut lisää. Poiskaan niitä kaikkia ei annettaisi, vaikka käyttö ei aina niin jouhevasti sujuisikaan. Suurimmat haasteet olivat tietojärjestelmien käytettävyydessä ja tiedon käsittelyssä. Haastattelujen perusteella vaikutusmahdollisuus toteutuu Oulun yliopistossa vain osittain. Palvelujen ja järjestelmien kehittämistyö nähdään organisaatioissa hyvänä, mutta esimiesnäkökulmasta käytännön kehittämistyöhön osallistuminen on suhteellisen vähäistä. Kaikkia haastateltuja esimiehiä kiinnosti olla mukana kehittämässä esimiestyön digitaalisia työkaluja.

Korkeakoulujen yhdistymisen seurauksena aloitetaan molempien organisaatioiden palvelujen, prosessien ja järjestelmien konsolidointityö. Henkilöstöpalvelujenkin osalta ollaan siten hyvin otollisessa kehitysvaiheessa, koska nyt on alkamassa hetki, jolloin esimiestyön digitaalisten palvelujen toimivuuteen, muotoiluun ja työtyytyväisyyttä lisääviin ominaisuuksiin, vaatimustenmukaisuuteen sekä strategian toteutumisen tukemiseen voidaan oikeasti vaikuttaa.

The thesis is commissioned by the University of Oulu's Human Resources, which provides services to the staff of both the University of Oulu and Oulu University of Applied Sciences.

The aim of this thesis is to study the effect of the general level of digitalisation on managerial work experience, as well as the use of digital tools referred to in supervisory work. It was examined how managers perceive HR services provided to them, the functionality of digital tools for managerial work, and usability, development tools, and what is their willingness to participate in this development. It was examined how digital tools affect job satisfaction and motivation, as well as whether the digital supervisory services affect on the actual supervisory work.

The empirical part was conducted by exploring experiences of the supervisors with semi-structured qualitative interviews and analysing the collected data written on a theoretical basis. The theoretical basis was based on the digitalisation of managerial work as well as experiential and well-being at work. Qualitative research was performed on selected individuals. To understand the theory, numerous different written and electronic sources have been used in the study.

Digitalisation has affected the work of supervisors, all interviewees used digital tools in a sovereign manner. Digitalisation was seen to increase work efficiency in many ways, but also to have a workload. Supervisors did not have difficulty using digital supervisory tools and services due to a lack of skills. They were relatively pleased that digital services have been developed and added in recent years. They want to keep digital services, even if their use is not always so smooth. The biggest challenges were in the usability of information systems and data processing. Based on the interviews, the opportunity for influence is only partially realized at the University of Oulu. The development of services and systems is seen as good in organisations, but from the supervisory point of view, participation in practical developmental work is relatively small. All supervisors interviewed were interested in being involved in the development of digital tools for supervision.

As a result of the cooperation between the universities, the integration of the services, processes and systems of both organisations begins. In terms of human resources, we are therefore at a very favourable stage of development. Now is the time when functionality, design and job satisfaction-enhancing features, compliance and support for strategy implementation can really be impacted.