Hankinnan valmisteluvaiheen kehittäminen hankinnan tukimateriaalipaketin avulla
Tiainen, Ann-Mari (2021)
2021
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202105107927
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202105107927
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö toteutettiin Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:lle. Kehittämistyön tavoitteena oli tukea hankintaa valmistelevien henkilöiden työtä hankinnan valmisteluvaiheessa. Ennen kehittämistyötä hankintapalveluilla ei ollut olemassa yhtenäistä mallia tai konseptia, jonka avulla se olisi pystynyt tukemaan hankinnan valmistelutyötä. Toimintatutkimuksen tutkimusongelma oli tehottomuus hankinnan valmisteluvaiheessa. Hankinnan valmisteluvaiheen etenemistä hidastavat tekijät ilmenivät hankinnan tarveselvitysvaiheessa, toimittajien ja markkinoiden kartoitusvaiheessa ja vaatimusten määrittelyvaiheessa. Lisäksi selvisi hankinnan suunnittelun aloittamista hidastavat tekijät ja puutteet hankinnan tukimateriaaleissa. Kehittämistyön tulosten avulla vaikutettiin Metropolian kilpailutettavan hankinnan hankintaprosessin suunnitteluvaiheeseen, mikä on kyseisen hankintaprosessin ensimmäinen aliprosessi. Hankinnan valmistelijat toteuttavat valmistelutyötä kyseisessä prosessivaiheessa melko itsenäisesti.
Kehittämistyön tuloksena tuotettiin hankinnan tukimateriaalipaketti hankinnan valmistelijan käyttöön. Metropolian hankintapalvelut voivat luovuttaa sen joko kokonaan tai osittain hankinnan valmistelijalle. Tukimateriaalipaketti koostui seuraavista osista: power point-esitysmateriaali TKI-projektipäälliköiden hankintakoulutusta varten, projektipäällikön tarkistuslista ja tarjouspyynnön malliasiakirjat. Se sisälsi myös Metropolian julkisesti kilpailutettavan hankinnan prosessikuvauksen.
Työ toteutettiin toimintatutkimuksena. Tutkimuksen teoriaosuudessa käsiteltiin palvelumuotoilua, prosessin tehokkuuteen vaikuttavia tekijöitä, julkista hankintaprosessia ja hankintatoimen tämän hetken kahta kehityssuuntausta. Tutkimusmenetelminä käytettiin teemahaastatteluita, kyselyä ja havainnointia. Kehittämismenetelminä käytettiin SWOT-analyysiä, benchmarkkausta ja aineistoanalyysiä. Tutkimuksen onnistumista mitattiin henkilöhaastattelun avulla.
Kehittämistyö onnistui ja sen tavoitteet saavutettiin. Hankintapalveluilla on mahdollisuus tukea hankinnan valmisteluvaihetta Metropolian tulevissa hankinnoissa tukimateriaalin avulla. Hankintaa valmisteleva henkilö esimerkiksi projektipäällikkö saa tukimateriaaliin sisällytetyn informaation ja ohjeistuksen avulla kokonaisymmärrystä siitä mitä vaiheita julkinen hankintaprosessi sisältää, mitä hänen tulee tehdä sekä mihin keskeisiin tekijöihin hänen tulee keskittyä hankinnan valmisteluvaiheessa.
Jatkotoimenpiteenä on mahdollista kehittää markkinoiden kartoitusvaihetta julkaisemalla tulevasta hankinnasta julkinen ilmoitus kuten tietopyyntö. Julkisen ilmoittamisen myötä tuleva hankinta saa laajemman näkyvyyden ja sen avulla on mahdollisuus tavoittaa markkinatoimijoita laajemmin.
Kehittämistyön tuloksena tuotettiin hankinnan tukimateriaalipaketti hankinnan valmistelijan käyttöön. Metropolian hankintapalvelut voivat luovuttaa sen joko kokonaan tai osittain hankinnan valmistelijalle. Tukimateriaalipaketti koostui seuraavista osista: power point-esitysmateriaali TKI-projektipäälliköiden hankintakoulutusta varten, projektipäällikön tarkistuslista ja tarjouspyynnön malliasiakirjat. Se sisälsi myös Metropolian julkisesti kilpailutettavan hankinnan prosessikuvauksen.
Työ toteutettiin toimintatutkimuksena. Tutkimuksen teoriaosuudessa käsiteltiin palvelumuotoilua, prosessin tehokkuuteen vaikuttavia tekijöitä, julkista hankintaprosessia ja hankintatoimen tämän hetken kahta kehityssuuntausta. Tutkimusmenetelminä käytettiin teemahaastatteluita, kyselyä ja havainnointia. Kehittämismenetelminä käytettiin SWOT-analyysiä, benchmarkkausta ja aineistoanalyysiä. Tutkimuksen onnistumista mitattiin henkilöhaastattelun avulla.
Kehittämistyö onnistui ja sen tavoitteet saavutettiin. Hankintapalveluilla on mahdollisuus tukea hankinnan valmisteluvaihetta Metropolian tulevissa hankinnoissa tukimateriaalin avulla. Hankintaa valmisteleva henkilö esimerkiksi projektipäällikkö saa tukimateriaaliin sisällytetyn informaation ja ohjeistuksen avulla kokonaisymmärrystä siitä mitä vaiheita julkinen hankintaprosessi sisältää, mitä hänen tulee tehdä sekä mihin keskeisiin tekijöihin hänen tulee keskittyä hankinnan valmisteluvaiheessa.
Jatkotoimenpiteenä on mahdollista kehittää markkinoiden kartoitusvaihetta julkaisemalla tulevasta hankinnasta julkinen ilmoitus kuten tietopyyntö. Julkisen ilmoittamisen myötä tuleva hankinta saa laajemman näkyvyyden ja sen avulla on mahdollisuus tavoittaa markkinatoimijoita laajemmin.