O365 Projektinhallinnan työkaluna Botnia Mill Service Oy:llä
Kourunen, Joni (2021)
2021
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202105097884
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202105097884
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena oli ottaa O365-ohjelmisto Botnia Mill Service Oy:llä projektinhallinnan työkaluksi dokumentaatioon. Keskisuurissa projekteissa dokumenttien käsiteltävä määrä on suuri ja niiden parempaan hallintaan nähtiin tarve. Ohjelmalle asetettiin seuraavia vaatimuksia: käyttäjä- ja sidosryhmien hallinta sekä dokumenttien lainausominaisuus, elinkaarihallinta, arkistointi, jakaminen ja metatiedot.
Projekti aloitettiin ohjelmistolle asetettavien tavoitteiden määrittelyllä ja eri ohjelmistojen välisellä vertailulla. Ohjelmiston käyttöä ja toimintatapaa tutkittiin projektin elinkaaren kannalta, miten edellä lueteltuihin vaatimuksiin voitaisiin vastata ohjelmiston tarjoamilla työkaluilla. Yksi keskeisin tekijä elinkaaressa on dokumenttien arkistointi. Ennen ohjelman pilottitestausta määriteltiin tiedostoja varten metatiedot, jotka ovat kohdeorganisaation kannalta olennaisimpia. Pilottivaiheeseen valittiin testaukseen hyvin soveltuva projekti, missä ohjelmiston eri ominaisuuksia pystyttiin testaamaan käytännössä. Erilaisista ongelmista ja puutteista ylläpidettiin havaintolistaa, jota käytiin ajoittain läpi. Yhdessä ohjelmistotoimittajan kanssa listassa oleviin asioihin koetettiin löytää ratkaisu tai vaihtoehtoinen toimintatapa. Työssä paneuduttiin ohjelmiston jalkauttamiseen organisaatiossa sekä ohjelman räätälöintiin organisaation tarpeisiin.
Ohjelmiston rooleja ja käyttäjien oikeuksia määriteltiin ja muutettiin projektin aikana tietoturvaohjeistuksen mukaisesti. Työhön kuului myös käyttöohjeiden tekeminen ohjelmiston eri rooleille sekä niiden kuvaaminen. Ohjeissa paneuduttiin myös projektin omistajien nimeämiseen sekä projektin lopetukseen. O365-ohjelmisto saatiin käyttöönotettua keväällä 2021 ja sille asetetut tavoitteet saavutettiin, arkistointia lukuun ottamatta. Ohjelmiston jalkautustyö on kesken, mutta uusien projektien myötä tämä saavutetaan. Ohjelman käyttö laajeni myös muihin käyttökohteisiin, kuten organisaation eri tiimien työohjeiden ja resurssien hallintaan. Arkistointi jäi lopulta työn ulkopuolelle.
Projekti aloitettiin ohjelmistolle asetettavien tavoitteiden määrittelyllä ja eri ohjelmistojen välisellä vertailulla. Ohjelmiston käyttöä ja toimintatapaa tutkittiin projektin elinkaaren kannalta, miten edellä lueteltuihin vaatimuksiin voitaisiin vastata ohjelmiston tarjoamilla työkaluilla. Yksi keskeisin tekijä elinkaaressa on dokumenttien arkistointi. Ennen ohjelman pilottitestausta määriteltiin tiedostoja varten metatiedot, jotka ovat kohdeorganisaation kannalta olennaisimpia. Pilottivaiheeseen valittiin testaukseen hyvin soveltuva projekti, missä ohjelmiston eri ominaisuuksia pystyttiin testaamaan käytännössä. Erilaisista ongelmista ja puutteista ylläpidettiin havaintolistaa, jota käytiin ajoittain läpi. Yhdessä ohjelmistotoimittajan kanssa listassa oleviin asioihin koetettiin löytää ratkaisu tai vaihtoehtoinen toimintatapa. Työssä paneuduttiin ohjelmiston jalkauttamiseen organisaatiossa sekä ohjelman räätälöintiin organisaation tarpeisiin.
Ohjelmiston rooleja ja käyttäjien oikeuksia määriteltiin ja muutettiin projektin aikana tietoturvaohjeistuksen mukaisesti. Työhön kuului myös käyttöohjeiden tekeminen ohjelmiston eri rooleille sekä niiden kuvaaminen. Ohjeissa paneuduttiin myös projektin omistajien nimeämiseen sekä projektin lopetukseen. O365-ohjelmisto saatiin käyttöönotettua keväällä 2021 ja sille asetetut tavoitteet saavutettiin, arkistointia lukuun ottamatta. Ohjelmiston jalkautustyö on kesken, mutta uusien projektien myötä tämä saavutetaan. Ohjelman käyttö laajeni myös muihin käyttökohteisiin, kuten organisaation eri tiimien työohjeiden ja resurssien hallintaan. Arkistointi jäi lopulta työn ulkopuolelle.