Ostolaskuprosessin kehittäminen ohjelmistorobotiikalla: Kehitystyö ostolaskujen asiatarkastajien arkea sujuvoittamaan
Sipola, Aarne (2021)
Sipola, Aarne
2021
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202105168839
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202105168839
Tiivistelmä
Opinnäytetyön kohdeyrityksessä oli tunnistettu, että yrityksen ostolaskujen käsittelyprosessi sisältää runsaasti manuaalista työtä, jonka automatisoinnissa on mahdollista hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa. Loppuvuodesta 2019 kohdeyrityksessä otettiin käyttöön ostopalveluna hankittu ohjelmistorobotti sujuvoittamaan yrityksen ostolaskujen käsittelyä ja vähentämään laskujen käsittelyyn liittyvää manuaalista työtä.
Kohdeyrityksessä toteutettiin kevään ja kesän 2020 aikana opinnäytetyössä käsitelty ohjelmistorobotiikan kehitystyö, jonka tavoitteena oli laajentaa ohjelmistorobotin käyttöä ostolaskujen käsittelyssä, ja automatisoida ostolaskuprosessin vaiheita yhä useamman yritykseen saapuvan ostolaskun osalta. Kehitystyö toteutettiin pääasiassa kohdeyrityksen ostolaskuja asiatarkastavien työntekijöiden hyväksi, jotta heidän työaikaansa säästyy manuaalisesta ostolaskujen käsittelystä enemmän arvoa luoviin työtehtäviin.
Opinnäytetyön teoriaosuus koostuu ostolaskuprosessiin, prosessien kehittämiseen ja ohjelmistorobotiikkaan liittyvästä teoriasta, jonka lisäksi työhön dokumentoitiin kohdeyrityksessä suoritettu ohjelmistorobotiikan kehitystyö. Kehitystyön päättymisen jälkeen sen onnistumista arvioitiin laadullisen tutkimuksen menetelmin. Tietoa kehitystyön onnistumisesta kerättiin haastattelemalla niitä kohdeyrityksen työntekijöitä, joiden ostolaskujen asiatarkastustyöhön ohjelmistorobotti on tuonut eniten automaatiota kehitystyön myötä. Haastattelujen lisäksi kehitystyön onnistumista arvioitiin ohjelmistorobotin ostolaskujen käsittelystä tuottamien tilastojen perusteella.
Haastattelujen tulosten perusteella ohjelmistorobotiikan kehitystyö kohdeyrityksen ostolaskuprosessissa onnistui hyvin ostolaskujen asiatarkastajien näkökulmasta. Ennen kehitystyön toteutusta haastateltavat joutuivat tiliöimään kaikki heidän asiatarkastamat ostolaskut manuaalisesti, mutta ohjelmistorobotin ansiosta manuaalinen laskujen tiliöintityö on vähentynyt merkittävästi. Ohjelmistorobotin automaattisen laskujen tiliöinnin myötä ostolaskujen asiatarkastamiseen käytettävä työaika on myös vähentynyt huomattavasti. Ohjelmistorobotin käsiteltäväksi soveltuvien ostolaskujen kartoituksessa sekä ohjelmistorobotin käsittelysääntöjen laadinnassa onnistuttiin hyvin. Johtopäätöstä kehitystyön hyvästä onnistumisesta vahvistivat myös ohjelmistorobotin tilastot ostolaskujen käsittelystä.
Kohdeyrityksessä toteutettiin kevään ja kesän 2020 aikana opinnäytetyössä käsitelty ohjelmistorobotiikan kehitystyö, jonka tavoitteena oli laajentaa ohjelmistorobotin käyttöä ostolaskujen käsittelyssä, ja automatisoida ostolaskuprosessin vaiheita yhä useamman yritykseen saapuvan ostolaskun osalta. Kehitystyö toteutettiin pääasiassa kohdeyrityksen ostolaskuja asiatarkastavien työntekijöiden hyväksi, jotta heidän työaikaansa säästyy manuaalisesta ostolaskujen käsittelystä enemmän arvoa luoviin työtehtäviin.
Opinnäytetyön teoriaosuus koostuu ostolaskuprosessiin, prosessien kehittämiseen ja ohjelmistorobotiikkaan liittyvästä teoriasta, jonka lisäksi työhön dokumentoitiin kohdeyrityksessä suoritettu ohjelmistorobotiikan kehitystyö. Kehitystyön päättymisen jälkeen sen onnistumista arvioitiin laadullisen tutkimuksen menetelmin. Tietoa kehitystyön onnistumisesta kerättiin haastattelemalla niitä kohdeyrityksen työntekijöitä, joiden ostolaskujen asiatarkastustyöhön ohjelmistorobotti on tuonut eniten automaatiota kehitystyön myötä. Haastattelujen lisäksi kehitystyön onnistumista arvioitiin ohjelmistorobotin ostolaskujen käsittelystä tuottamien tilastojen perusteella.
Haastattelujen tulosten perusteella ohjelmistorobotiikan kehitystyö kohdeyrityksen ostolaskuprosessissa onnistui hyvin ostolaskujen asiatarkastajien näkökulmasta. Ennen kehitystyön toteutusta haastateltavat joutuivat tiliöimään kaikki heidän asiatarkastamat ostolaskut manuaalisesti, mutta ohjelmistorobotin ansiosta manuaalinen laskujen tiliöintityö on vähentynyt merkittävästi. Ohjelmistorobotin automaattisen laskujen tiliöinnin myötä ostolaskujen asiatarkastamiseen käytettävä työaika on myös vähentynyt huomattavasti. Ohjelmistorobotin käsiteltäväksi soveltuvien ostolaskujen kartoituksessa sekä ohjelmistorobotin käsittelysääntöjen laadinnassa onnistuttiin hyvin. Johtopäätöstä kehitystyön hyvästä onnistumisesta vahvistivat myös ohjelmistorobotin tilastot ostolaskujen käsittelystä.