Henkilöstötoimintojen tehostaminen teknologian avulla

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, kuinka kohdeyrityksen henkilöstöprosesseja on pystytty tehostamaan HR-järjestelmän avulla. Toisena tavoitteena oli selvittää, miltä henkilöstöammattilaisen työ näyttää tulevaisuudessa, jolloin suuri osa nykyisistä työtehtä-vistä voidaan hoitaa teknologiaa hyväksi käyttäen. Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona bis-nesteknologian alalla toimivalle yritykselle. Kohdeorganisaatio on ottanut käyttöönsä HR-järjestelmän tammikuussa 2021 ja tässä opinnäytetyössä oli tarkoitus tutkia, kuinka järjes-telmä on vaikuttanut päivittäiseen HR-työhön tähän mennessä.

Työn tietoperusta rakentuu erilaisista artikkeleista, ammattikirjallisuudesta ja blogeista. Opinnäytetyössä pyrittiin käyttämään mahdollisimman tuoreita lähteitä, sillä teknologia ke-hittyy jatkuvasti ja täten oli oleellista, että tieto on mahdollisimman ajantasaista. Opinnäyte-työssä pyrittiin käyttämään mahdollisimman paljon kansainvälisiä lähteitä.

Opinnäytetyön pohjustaminen aloitettiin syksyllä 2020, jolloin kerättiin dataa siitä, kuinka kauan henkilöstöprosessien hoitamiseen kului aikaa ilman HR-järjestelmää. Vastaava tutki-musjakso toteutettiin keväällä 2021, jolloin mitattiin samojen prosessien kesto HR-järjestel-män käyttöönoton jälkeen. Opinnäytetyö valmistui toukokuussa 2021.

Tutkimus toteutettiin laadullista tutkimusotetta hyödyntäen. Tutkimusaineistoon sisältyy kahden seurantajakson ajalta kerätyt merkinnät prosessien kestoista päiväkirjamenetelmää hyödyntäen. Lisäksi keväällä 2021 toteutettiin teemahaastattelut viidelle kohdeorganisaa-tiossa työskentelevälle henkilöstöalan ammattilaiselle. Haastatteluiden purkamisessa käy-tettiin apuna sisällönanalyysiä. Päiväkirjamerkinnät analysoitiin Excelillä laskien keskiarvoi-sia käsittelyaikoja. Vertailua tehtiin käsittelyn kestoista ennen ja jälkeen HR-järjestelmän käyttöönoton.

Analysoidun aineiston perusteella työsuhdetietojen käsittelyä on HR-järjestelmän avulla saatu tehostettua. Haasteena ovat kuitenkin prosessien keskeneräisyys eli HR-järjestel-mää ei vielä tässä vaiheessa olla pystytty hyödyntämään optimaalisesti. Tulevaisuudessa, jolloin järjestelmä ja sen mahdollistamat teknologiset ratkaisut on saatu käyttöön kokonai-suudessaan, arvioidaan, että manuaalinen työ henkilöstöprosessien hoitamisessa piene-nee merkittävästi. Tämän ansiosta työvoimaa voidaan kohdistaa muihin lisäarvoa tuottaviin työtehtäviin, mikä osaltaan vie kohdeorganisaation henkilöstöjohtamista strategisempaan suuntaan.