Palkanlaskennan ulkoistaminen ja palkkahallinnon prosessimuutos teknologia-alan yrityksessä

Abstract

Opinnäytetyön tavoite oli selvittää oululaisen teknologiayrityksen palkanlaskennan ulkoistamiseen liittyviä edellytyksiä, riskejä ja hyötyjä. Työn tavoite oli samalla selvittää, millainen palkkahallinnon prosessi oli lähtöhetkellä ja millaiseksi se muuttuisi toimeksiantajayrityksessä ulkoistamisen jälkeen. Selvitystyön aloitushetkellä toimeksiantajayrityksen talous- ja palkkahallinnosta huolehti yksi henkilö. Sekä yleisellä tasolla että toimeksiantajayrityksessä tapahtui muutoksia, jotka loivat tarpeen palkkahallinnon uudelleen organisointiin. Toiminnan ulkoistamisen tullessa ajankohtaiseksi organisaation on otettava huomioon kokonaisvaltaisesti muutoksen mahdolliset vaikutukset. Taloushallinnon hoitajan työmäärän normalisoiminen sekä tulorekisterin voimaanastuminen olivat pääsyitä sille, miksi toimeksiantajayritys pohti ulkoistamista sekä sen mahdollisia riskejä ja hyötyjä ennen opinnäytetyön aloittamista. Toimeksiantajayritys on myös liittynyt osaksi ulkomaista konserniyhtiötä, jonka takia talous- ja palkkahallintoon kohdistuu uudenlaisia velvoitteita. Opinnäytetyössä pohditaan prosessinäkökulmasta palkanlaskennan ulkoistamista ja sen myötä muuttuvaa palkkahallinnon toimintoketjua. Palkkahallinnon prosesseja tutkittiin laadullisin menetelmin haastattelemalla toimeksiantajayrityksen taloushallinnon hoitajaa, talouspäällikköä ja henkilöstöjohtajaa sekä tarjouksen tehneen tilitoimiston myyntipäällikköä. Vuoropuhelua haastattelujen kanssa käy ulkoistamiseen ja palkkahallintoon liittyvä kirjallisuus sekä erinäiset verkkolähteet, jotka solmiutuvat työn vetoketjumallin johdosta yhtenäiseksi kokonaisuudeksi. Selvitystyön lopputuloksena syntyi selkeä kuva siitä, miten palkkahallinnon prosessi muuttuisi palkanlaskennan ulkoistamisen jälkeen ja mitä edellytyksiä, riskejä ja hyötyjä siihen liittyisi. Toimeksiantajayrityksessä säilyisi edelleen palkkojen hyväksyminen ja peruspalkkoja koskevien poikkeusten toimittaminen tilitoimistolle. Ulkoistamalla palkkojen lopullisen laskennan, palkkojen maksun ja viranomaisilmoitukset toimeksiantajayritys saisi siirrettyä riskiä, joka kohdistuu toimeksiantajan palkkahallintoon lähtöhetkellä. Selvitystyön toteuttamisen jälkeen palkanlaskennan ulkoistaminen päätettiin toteuttaa. Jatkotutkimuksena voitaisiin pohtia, olisiko pidemmällä tähtäimellä toisen henkilön palkkaaminen taloushallinnon hoitajan tueksi kannattavampaa, kuin ulkoistaa palkanlaskenta. Toimeksiantajayrityksen toiveesta opinnäytetyössä ei paljasteta yrityksen nimeä.