Hankintatoimen yhteistyön ja tehokkuuden nostaminen kotimaisessa maahantuontiyrityksessä

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kasvattaa yhteistyötä ostajien ja tuotepäälliköiden välillä, sekä selkeyttää hankintatoimen tehtävävastuita kotimaisessa maahantuonti yrityksessä X, jotta yrityksen tehokkuus nousisi. Tarve kehittämiselle nousi organisaatiomuutoksen jälkeen, kun yrityksen operatiiviset hankinnat olivat siirtyneet yrityksen osastoista organisaation keskitetylle ostotiimille. Uudet toimintamallit piti luoda ostajien ja tuotepäälliköiden välille. Käydä läpi hankintatoimen eri tehtäviä, kuten varastonhallintajärjestelmän käyttöä, miten käyttöä saisi tehokkaammaksi niin, että se nostaisi varaston kiertonopeutta ja laskisi varastoon kiinnitettyä pääomaa. Lisäksi työn tarkoituksena oli saada parantavia vaikutuksia yrityksen toimitusvarmuuteen.

Opinnäytetyö on toteutettu toimintatutkimus menetelmällä, jolla pyritään ilmiön pysyvään muutokseen. Yhdistämällä tutkimuskirjallisuutta ja -aineistoa käytäntöön, kokeilemalla, arvioimalla ja analysoimalla ja aktiivisella osallistumisella päästään usein hyvään lopputulokseen. Päätutkimuskysymyksenä oli, miten hankintatoimen tehtävä vastuunjakoa sekä yhteistyötä kehitetään, jotta tehokkuus nousee. Tutkimustyö lähti liikkeelle nykytila-analyysilla, jolla pyrittiin kartoittamaan niitä hankintatoimen tehtäviä, joissa oli tarvetta tehostamiselle. Kartoitus alkoi kahdella teemahaastattelulla, joissa molemmissa oli mukana tuotepäällikkö ja hänen tuotteitaan tilaava ostaja. Haastatteluiden tarkoitus oli syventää tietämystä eri tehtävien kulusta, sekä tilausohjautuvien että varasto-ohjautuvien tuotteiden osalta. Näistä haastatteluista ilmeni, että eri osastojen tilauksia käsiteltiin eri tavalla, vastuut ostajien ja tuotepäälliköiden välillä olivat jaettu eri tavalla riippuen tuotepäälliköstä. Haastatteluiden, tutkimuskirjallisuuden sekä -aineiston perusteella tekijä loi tehtävä vastuunjako mallin, jota työryhmässä yhdessä ostajien ja tuotepäälliköiden kanssa määriteltiin kokeiltavaksi. RACI-matriisin eli tehtävä vastuunjako mallin avulla saatiin eri hankintatoimen tehtäville määriteltyä vastuut. Lisäksi työryhmässä sovittiin jatkuvista ostajien ja tuotepäälliköiden välisistä yhteistyöpalavereista, kävimme läpi tekijän luotua tarkistuslistaa, jota kyseisissä yhteistyöpalavereissa hyödynnettiin ja seurattiin.

Kokeilujakso kesti noin puolitoista vuotta. Mittareiden valossa kehittäminen oli onnistunut ponnistus koko yrityksen kannalta. Paljon on kuitenkin tehtävää jäljellä ja kehitystyö jatkuu edelleen tämän tutkimuksen ulkopuolella. Näiden, jo tehtyjen, tehtävävastuiden määrittelyn ja yhteistyön nostamisen jälkeen, painopiste siirtyy hankintojen luokitteluun, hankintaosaamisen kartoitukseen ja niistä syntyviin koulutusohjelmiin.