Hallinnon sihteeripalveluiden toimintamallin kehittäminen
Kärkkäinen, Kaisa (2021)
Kärkkäinen, Kaisa
2021
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021052711977
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021052711977
Tiivistelmä
Opinnäytetyön lähtökohtana oli toimeksiantaja organisaation tarve kehittää sisäisiä hallinnollisia sihteeripalveluita asiakaslähtöisimmiksi hyödyntämällä valmentavan johtamisen menetelmiä.
Tavoitteena oli selvittää kehittämiskohteena olevan organisaation tulevaisuuden hallinnolliset sihteeritarpeet työ- ja toimintatapojen kehittyessä, ja kuinka niitä tulisi kehittää asiakastarpeita vastaaviksi sekä miten valmentavalla johtamisella tuetaan toiminnan muutosta. Osana opinnäytetyötä oli luoda uusi toimintamalli hallinnon sihteeripalveluille, johon haettiin ratkaisuja ja parannusehdotuksia yhdessä tutkimukseen osallistuvien henkilöiden kanssa. Uuden toimintamallin tavoitteena oli keskittää erityisosaamista vaativat sihteerityötehtävät sekä samalla turvata ne tehtävät, jotka tuotetaan lähipalveluina. Uuden toimintamallin luominen liittyy osaltaan organisaation talouden sopeuttamisvaatimuksiin.
Tutkimuksen lähestymistapana käytettiin toimintatutkimusta, koska tutkimuksen kohteena oli toiminnan kehittämiseen liittyvä prosessi. Tutkimuksessa osallistettiin kohde organisaation henkilöstö sekä palveluita ostavat sisäiset asiakkaat, tutkija itse toimi tutkimukseen osallistuvan henkilöstön palveluesimiehenä. Tutkimusaineisto kerättiin kyselytutkimuksina, strukturoituja kyselylomakkeita käyttäen. Kyselylomakkeet sisälsivät määrällistä sekä laadullista aineistoa. Tutkimuksen teoreettinen viitekehys muodostui kahden teeman ympärille, valmentava johtaminen sekä asiakaslähtöisyys, jotka integroituvat työssä tutkimusmenetelmiin. Asiakasymmärrys sekä asiakaskokemus sisältyivät asiakaslähtöisyyteen, jota tarkasteltiin henkilöstöjohtamisen ja kehittämisen näkökulmasta.
Toimintatutkimuksen aikana luotiin tavoitteiden mukaisesti uusi toimintamalli sekä otettiin käyttöön uudet toimintatavat. Opinnäytetyön hyötynä voidaan nähdä toimeksiantajan organisaatiossa aikaan saatu muutosprosessi, joka toteutettiin yhdessä eri toimijoiden kanssa. Tutkimuksen aikana palveluja saatiin yhtenäistettyä sekä palvelun laatua parannettua, näiden osalta tulokset tulevat lisääntymään pidemmällä aikavälillä. Tutkimustulosten mukaan uudistettu toimintamalli koettiin riittäväksi johdon ja esimiesten näkökulmasta. Talouden sopeuttamisvaatimusten osalta mahdolliset säästöt selvinnevät uuden toimintamallin mukaisen toiminnan vakiinnuttua.
Tutkimuksessa ei saatu vastausta mitkä ovat tulevaisuuden hallinnolliset sihteeritarpeet työ- ja toimintatapojen kehittyessä. Tulevaisuuden sihteeri tarpeet tulevat kuitenkin mitä todennäköisemmin muuttumaan tulevan Sote-uudistuksen myötä, jolloin jatkotutkimus tästä aiheesta olisi tarpeen.
Tavoitteena oli selvittää kehittämiskohteena olevan organisaation tulevaisuuden hallinnolliset sihteeritarpeet työ- ja toimintatapojen kehittyessä, ja kuinka niitä tulisi kehittää asiakastarpeita vastaaviksi sekä miten valmentavalla johtamisella tuetaan toiminnan muutosta. Osana opinnäytetyötä oli luoda uusi toimintamalli hallinnon sihteeripalveluille, johon haettiin ratkaisuja ja parannusehdotuksia yhdessä tutkimukseen osallistuvien henkilöiden kanssa. Uuden toimintamallin tavoitteena oli keskittää erityisosaamista vaativat sihteerityötehtävät sekä samalla turvata ne tehtävät, jotka tuotetaan lähipalveluina. Uuden toimintamallin luominen liittyy osaltaan organisaation talouden sopeuttamisvaatimuksiin.
Tutkimuksen lähestymistapana käytettiin toimintatutkimusta, koska tutkimuksen kohteena oli toiminnan kehittämiseen liittyvä prosessi. Tutkimuksessa osallistettiin kohde organisaation henkilöstö sekä palveluita ostavat sisäiset asiakkaat, tutkija itse toimi tutkimukseen osallistuvan henkilöstön palveluesimiehenä. Tutkimusaineisto kerättiin kyselytutkimuksina, strukturoituja kyselylomakkeita käyttäen. Kyselylomakkeet sisälsivät määrällistä sekä laadullista aineistoa. Tutkimuksen teoreettinen viitekehys muodostui kahden teeman ympärille, valmentava johtaminen sekä asiakaslähtöisyys, jotka integroituvat työssä tutkimusmenetelmiin. Asiakasymmärrys sekä asiakaskokemus sisältyivät asiakaslähtöisyyteen, jota tarkasteltiin henkilöstöjohtamisen ja kehittämisen näkökulmasta.
Toimintatutkimuksen aikana luotiin tavoitteiden mukaisesti uusi toimintamalli sekä otettiin käyttöön uudet toimintatavat. Opinnäytetyön hyötynä voidaan nähdä toimeksiantajan organisaatiossa aikaan saatu muutosprosessi, joka toteutettiin yhdessä eri toimijoiden kanssa. Tutkimuksen aikana palveluja saatiin yhtenäistettyä sekä palvelun laatua parannettua, näiden osalta tulokset tulevat lisääntymään pidemmällä aikavälillä. Tutkimustulosten mukaan uudistettu toimintamalli koettiin riittäväksi johdon ja esimiesten näkökulmasta. Talouden sopeuttamisvaatimusten osalta mahdolliset säästöt selvinnevät uuden toimintamallin mukaisen toiminnan vakiinnuttua.
Tutkimuksessa ei saatu vastausta mitkä ovat tulevaisuuden hallinnolliset sihteeritarpeet työ- ja toimintatapojen kehittyessä. Tulevaisuuden sihteeri tarpeet tulevat kuitenkin mitä todennäköisemmin muuttumaan tulevan Sote-uudistuksen myötä, jolloin jatkotutkimus tästä aiheesta olisi tarpeen.