Sähköinen arkistointi Jyväskylän kaupungin toimitustuotannossa
Iivarinen, Kullervo (2021)
Iivarinen, Kullervo
2021
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021090717513
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021090717513
Tiivistelmä
Tämän päättötyön tarkoitus oli suunnitella, tutkia ja dokumentoida sähköiseen arkistointiin siirtymistä Jyväskylän kaupungin toimitustuotannossa. Lähtökohtana on samanlainen siirtymistyö, joka tehtiin Lahden kaupungissa vuonna 2014.
Työn aikana tutkittiin aiemmin tehtyjä insinööritöitä ja arkistointiin liittyvää yleistä lainsäädäntöä. Niiden avulla kerättiin tarpeellista taustatietoa. Samalla dokumentoitiin kahta erillistä projektia, joita Jyväskylässä työn tekemisen aikana tehtiin: ensimmäisessä valmisteltiin sähköiseen arkistointiin siirtymistä mm. järjestelemällä vanhat jo skannatut toimitusasiakirjat uudelleen, ja toisessa oltiin mukana laatimassa koko kaupunkirakenteen toimialalle uutta toiminnanohjaussuunnitelmaa.
Työn aikana vahvistui käsitys, että sähköinen arkistointi on järkevää toteuttaa toimitustuotannon asiakirjojen arkistoinnissa ja hallinnassa, sillä sen edut ovat kiistattomia. Kuitenkaan tarkkaa tutkimustulosta sähköisen arkistoinnin tuomista taloudellisista tai ajallisista säästöistä ei ole olemassa, eikä niitä voitu tämän työn yhteydessä saada. Sähköiseen arkistointiin siirtyminen on edelleen kesken tämän työn päättymisen aikaan.
Työstä löytyy mm. tieto siitä, mitä kriteerejä nykylainsäädäntö asettaa sähköiselle arkistoinnille, sekä Jyväskylässä vielä tehtävät toimenpiteet arkistotapaa vaihdettaessa. Tätä työtä voidaan käyttää apuna, kun muut kunnat suunnittelevat sähköiseen arkistointiin siirtymistä tai pohtivat sen etuja suhteessa perinteiseen paperiseen arkistointitapaan.
Työn aikana tutkittiin aiemmin tehtyjä insinööritöitä ja arkistointiin liittyvää yleistä lainsäädäntöä. Niiden avulla kerättiin tarpeellista taustatietoa. Samalla dokumentoitiin kahta erillistä projektia, joita Jyväskylässä työn tekemisen aikana tehtiin: ensimmäisessä valmisteltiin sähköiseen arkistointiin siirtymistä mm. järjestelemällä vanhat jo skannatut toimitusasiakirjat uudelleen, ja toisessa oltiin mukana laatimassa koko kaupunkirakenteen toimialalle uutta toiminnanohjaussuunnitelmaa.
Työn aikana vahvistui käsitys, että sähköinen arkistointi on järkevää toteuttaa toimitustuotannon asiakirjojen arkistoinnissa ja hallinnassa, sillä sen edut ovat kiistattomia. Kuitenkaan tarkkaa tutkimustulosta sähköisen arkistoinnin tuomista taloudellisista tai ajallisista säästöistä ei ole olemassa, eikä niitä voitu tämän työn yhteydessä saada. Sähköiseen arkistointiin siirtyminen on edelleen kesken tämän työn päättymisen aikaan.
Työstä löytyy mm. tieto siitä, mitä kriteerejä nykylainsäädäntö asettaa sähköiselle arkistoinnille, sekä Jyväskylässä vielä tehtävät toimenpiteet arkistotapaa vaihdettaessa. Tätä työtä voidaan käyttää apuna, kun muut kunnat suunnittelevat sähköiseen arkistointiin siirtymistä tai pohtivat sen etuja suhteessa perinteiseen paperiseen arkistointitapaan.