Ohjelmistorobotiikan ja tekoälyn hyödyntäminen kirjanpidossa : alustava suunnitelma kohdeyritykselle

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kartoittaa kohdeyritystä varten, missä kirjanpitäjän työtehtävässä yritys voisi käyttää ohjelmistorobotiikkaa ja tekoälyä. Tarkoituksena oli tehdä yritykselle alustava suunnitelma automatisaatioprojektiin ja selvittää, minkä työtehtävän automatisointi toisi ensimmäisenä suurimman hyödyn. Opinnäytetyössä oli myös tarkoitus kuvata prosessikehitystä sekä kirjanpitäjän työn muuttumista digitalisaation myötä.

Opinnäytetyö toteutettiin teoreettisen puolen selvityksellä, perehtymällä ensin sekä tekoälyyn ja ohjelmistorobotiikkaan että kirjanpidon teoriaan ja kirjanpitäjien käytännön työhön. Lähteinä oli alan kirjallisuutta, työelämässä tehtyjä havaintoja sekä erilaisia internetlähteitä, materiaaleja ja artikkeleita sekä tekoälyyn liittyvän kurssin materiaalia. Opinnäytetyössä avattiin eri taloushallinnon prosesseja ja niiden kehittämistä sekä käsitteitä. Kehittämishankeosuudessa käytettiin materiaalina palveluntarjoajan kanssa käytyä tapaamisista.

Käyttöönottoprojektissa tulee myös huomioida erilaiset prosessikehittämisen vaiheet, kuten dokumentointi. Erityisesti nykytila tulee dokumentoida, jotta pystytään selvittämään oleelliset prosessit ja sopivat prosessit automaatioille. Ohjelmistorobotiikan käyttöönotto ei myöskään ole ongelmatonta vaan projektissa on huomioitava, että automatisoidaan vain oikeasti tärkeät prosessit. Jatkuvan kehittämisen malli tuo hyötyjä myös ohjelmistorobotiikkaprojektissa.

Työn johtopäätöksenä on, että automatisaation käyttöönotto on kohdeyrityksessä järkevintä aloittaa ostolaskuprosessista, sillä siitä saatavat säästöt ajankäytössä auttavat eniten kirjanpitäjien työtaakkaa ja lisäävät työn mielekkyyttä. Erityisen tärkeää on myös huolehtia henkilöstön avoimesta suhtautumisesta robotiikkaan. Suurin virhe, minkä ohjelmistorobotiikan käyttöönotossa voi tehdä on se, että automatisoidaan turha prosessi.

The aim of this thesis was to clarify in which accountant’s task the target company could utilize robotic process automation and artificial intelligence. The purpose was to make a preliminary plan for an automation project and clarify automating which task would first bring the greatest benefit. The thesis also describes the overall development process, and the changes digitalization brings to the accountant work.

The thesis was carried out by studying the theory of artificial intelligence and RPA, accounting theory and the practical work of accountants. The sources included literature in the field, observations made in working life, as well as various Internet sources and articles. The thesis also includes material from a course related to artificial intelligence. In the thesis, various financial management processes and their development as well as concepts were explained. The development project section used material from a meeting with the service provider.

The various stages of process development, such as documentation, must also be considered in the implementation project. In particular, the current process status must be documented to be able to identify the relevant processes and plan which of the processes is suitable for RPA. The implementation of the robotic process automation is not a trouble-free project and only the important processes should be automated. The continuous development model gives benefits also in a RPA implementation project.

The conclusion of this thesis is that the target company’s automation should start with the purchase invoicing process, as the time savings from it would benefit the workload of accountants the most and increase the meaningfulness of their work. It is especially important to acknowledge of the personnel’s attitude towards robotic process automation. The biggest mistake that can be made in implementing RPA is to automate an unnecessary process.