Palkanlaskennan käsikirja ja vuosikello : ohjeistus palkkahallinnon työtehtävien tueksi

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli luoda rakennusalan konsernin palkkahallinnolle palkanlaskennan käsikirja palkanlaskentaohjelman käytön ja palkanlaskennan tueksi. Tavoitteena oli saada palkanlaskennan ohjelmaan liittyvät käyttöohjeet yhdeksi selkeäksi kokonaisuudeksi käsikirjan muodossa. Käsikirjan teon yhteydessä kartoitettiin palkanlaskennan prosesseja niiden kehittämiseksi sekä yhtenäistettiin palkkahallinnon toimintoja. Kokonaisuuteen lisättiin myös osuus perehdyttämiselle ja lisättiin tietoa sekä käytänteitä palkkahallintoon liittyvään tietosuojaan liittyen.

Opinnäytetyöprosessin tuotoksena syntynyt palkanlaskennan käsikirja ja vuosikello ovat konsernin palkkahallinnon sisäiseen käyttöön eikä käsikirjaa julkaista julkiseksi. Opinnäytetyön tieteellinen osuus käsittelee käsikirjan muodostumisen, palkanlaskennan prosessien läpikäymisen, prosessien kehittämisen ja palkkahallinnon toimintojen yhtenäistämisen teoriaa. Tieteellisen osuuden teoreettinen tietopohja koostuu useista erilaisista ajankohtaisista lähteistä.

Opinnäytetyö on konstruktiivinen tutkimus, koska sen tuotoksena syntyy palkanlaskennan käsikirja. Opinnäytetyössä on myös piirteitä toiminnallisesta tutkimuksesta, koska käsikirjaa on ideoitu yhdessä palkkatiimin kanssa ja palkkatiimi on osallistunut prosessiin antamalla palautetta ja kehittämisehdotuksia käsikirjasta sen eri vaiheissa. Palkanlaskennan käsikirjan prototyyppiä testattiin käytännössä kesän 2021 aikana palkkahallinnon harjoittelijan käytössä ja käsikirjan todettiin toimivan vahvana tukena harjoittelijan työssäoppimisessa. Muun palkkatiimin keskuudessa käsikirja koettiin hyväksi tueksi etenkin sijaistamistilanteissa, kun koko palkkaprosessin ohjeet löytyvät käsikirjasta.

Vuosikello koostettiin kalenterivuoden aikana tukemaan palkkahallinnon prosessien ja tehtävien aikatauluttamista. Vuosikello tehtiin sanallisessa muodossa ja siihen listattiin työtehtävät palkkakausittain, kuukausittain, kvartaaleittain ja vuosittain niin palkkatiimin kuin palkkajärjestelmän pääkäyttäjän näkökulmasta. Vuosikello luo palkkahallinnolle aikataulun ja käsikirja tukee tehtävien suorittamista ohjeiden avulla.

Opinnäytetyön myötä esille nousi kehittämiskohteita palkkahallinnon prosesseissa. Palkkahallintoon tehdään työohje täydentämään käsikirjaa ja vuosikelloa. Palkkajärjestelmässä muodostettiin manuaalista työskentelyä vähentäviä ajojonoja ja sähköiselle työsopimuslomakkeelle tehtävä lisäautomatisointi on testauksessa. Lisää kehittämiskohteita tullaan kartoittamaan ja kehitystä viedään suunnitelmallisesti eteenpäin.