Laskutusprosessin kehittäminen ostotoiminnassa : Planar Systems Oy

Abstract

Tutkimuksen toimeksiantaja on Planar Systems Oy, joka kuuluu kansainväliseen Planar-konserniin. Konsernin emoyhtiö on yhdysvaltalainen. Tutkimuksen tarkoituksen oli saada Planarin ostotoimintojen laskutusprosessi toimimaan tehokkaammin. Tähän tavoitteeseen pyrittiin pääsemään yksinkertaistamalla ja sähköistämällä toimintoja sekä harmonisoimalla laskutusprosessin sisäisiä ja ulkoisia rajapintatoimintoja.

Tämä toimintatutkimus toteutettiin laadullisia menetelmiä ja mittareita käyttäen. Aineistot kerättiin avoimin yksilöhaastatteluin sekä tutkijan osallistuvaa havainnointia hyödyntäen. Teoria perustui tehokkuuden käsitteeseen ja prosessien kehittämistä painottavaan Lean-ajatteluun. Mittareina käytettiin toiminto- ja kustannushyötyanalyyseja.

Tutkimuksen tuloksina ostolaskut ryhmiteltiin viideksi laskuryhmäksi, joissa jokaisessa on erilainen laskutusprosessi. Laskutusprosessit kuvattiin ja dokumentoitiin toimintoanalyyseja ja vuokaavioita käyttäen. Lean-ajattelun ”niputtamisideaan” perustuen luotiin laskutusprosessien eri osiin työkaluja syötteiden (tietojen) syöttämistä varten. Työkaluina toimivat Excel-dokumentit. Laskutusprosessiin osallistuvien henkilöiden roolit ja vastuut selkeytyivät. Lisäksi roolien todettiin muuttuvan samanaikaisesti laskutusprosessin sähköistymisen myötä. Prosessin pääongelma oli tietotulva. Prosessi tehostui ajallisesti 25 prosenttia ja rahallisesti 12 096,48 euroa vuodessa. Takaisinmaksuaika oli neljä kuukautta, mikä todettiin hyväksi. Tutkimuksen tavoitteet saavutettiin.

Jatkotoimenpiteiksi ehdotettiin muun muassa benchmarkkaus, Lean-ajattelun jatkuvan parantamisen kulttuurin edistäminen sekä yhteistyön tehostaminen huolitsijoiden ja skannauspalvelun kanssa. Roolien ja vastuiden selkeytymisen myötä prosessin jatkuva parantaminen tulisi valtuuttaa tehtäväksi pääasiassa siellä missä operatiivinen työkin tehdään. Lisäksi haluttiin tuoda esille ajatus skannauspalvelulle ulkoistettujen töiden ottamisesta takaisin toimeksiantajan omiin toimintoihin.

This thesis was a development and research project whose principal was the finance department of Planar Systems Oy. Planar Systems Oy is part of the Planar Group which parent company is in the United States. The purpose of the study was to discover how to develop Planar´s invoicing process in purchasing to be more efficient. The used methods to reach the objective were simplifying, electrifying and harmonize the internal functions and external interfaces of the process.

This action research was implemented by using qualitative methods and indicators. The data was provided by applying open individual interviews and by utilizing the author’s participant observation. The theoretical frames of references focused on concept of efficiency and Lean Thinking which is based on development of processes. Functional analysis and cost-benefit analysis were as indicators.

Due to fact that different kind of purchase invoice has different kind of invoicing process all invoices were categorized into five groups. The description and documentation of processes were done by functional analysis and flow charts. Based on Kitting function of Lean Thinking, tools were created to input more data into the processes. Excel documents were used as tools. Roles and responsibilities became clearer and in addition the roles were redefined along with the progress of e-invoicing. The main problem was information overload. As result of this thesis, the process became 25 percent more efficient in time and the saving was 12 096,48 € per year. The repayment period was four months and that was considered as short time. All the research objectives were achieved.

Benchmarking, promoting the culture of continuous improvement of Lean Thinking and improvement of co-operation with scanning service and forwarding companies were proposed as further actions. Due to fact that roles and responsibilities became clearer the development work should be authorized more there where the operative work is done. Finally the idea of perform the outsourced scanning work internally, should be brought to the daylight.