Tilitoimiston henkilöstön kokemukset etätyöstä poikkeusaikana

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, miten tilitoimiston kirjanpitoyksikön henkilöstö on sopeutunut etätyöskentelyyn koronakriisin seurauksena ja halutaanko sitä jatkaa myös tulevaisuudessa. Onko etätyössä ollut haasteita tai hyötyjä ja onko sen myötä kehittynyt uusia toimintamalleja. Opinnäytetyönä laadittu raportti auttaa toimeksiantajaa onnistuneen etätyön kehittämisessä. Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys koostuu etätyön määrittelystä, etätyöskentelyn hyödyistä ja haasteista, etätyön vaatimista edellytyksistä sekä digitaalisen- ja älykkään taloushallinnon määrittelystä.

Tutkimusmenetelmänä käytettiin kvalitatiivista eli laadullista tutkimusta. Tiedonkeruumenetelmäksi valittiin puolistrukturoitu haastattelu ja aineistoa kerättiin sähköisellä Webropol-kyselylomakkeella, joka lähetettiin toimeksiantajayrityksen kirjanpitoyksikön henkilöstölle. Kyselyssä oli 12 kohtaa, jotka koostuivat monivalintakysymyksistä sekä vapaasti täytettävistä kohdista. Kyselyyn vastasi 124 henkilöä. Vastaaminen tapahtui anonyymisti ja tulokset käsiteltiin luottamuksellisesti sisällönanalyysia apuna käyttäen.

Tutkimustulokset olivat linjassa aiemmin etätyöstä tehtyjen kyselytutkimusten sekä kirjallisten lähteiden kanssa. Tulokset vahvistivat olettaman, että etätyö on nykyisin huomattavasti yleisempää kuin ennen COVID-19-pandemiaa ja etätyöskentelystä ollaan kiinnostuneita jatkossakin. Henkilöstö koki etätyömahdollisuuden merkittävänä etuna työtyytyväisyyden ja hyvinvoinnin kannalta. Etätyön joustavuus mahdollistaa työn ja arjen sujuvamman yhteensovittamisen ja oman työn organisoiminen helpottuu. Työnteko kotoa käsin koettiin tehokkaammaksi ja rauhallinen työ-ympäristö mahdollistaa paremman keskittymisen. Lisäksi työmatkojen poisjäänti säästää aikaa ja rahaa.

Etätyöskentelyn suurimmaksi haasteeksi koettiin sosiaalisuuden puute. Myös oman työn suunnittelu koettiin haastavaksi, eikä työnteko kotoa käsin ole välttämättä niin tehokasta. Kotiin ei aina ole mahdollista luoda rauhallista työympäristöä ja toimistolta löytyy paremmat työvälineet. Kiinteän työpisteen siirtäminen toimistolta kotiin jakoi vastaajat kahtia. Osa vastanneista voisi harkita luopuvansa tai ovat jo luopuneet kiinteästä työpisteestään toimistolla, ja osa haluaisi säilyttää oman työpisteen toimistolla osana tiimiä.

Ehdotan jatkotutkimuksena samankaltaista etätyötutkimusta henkilöstölle pandemian jälkeen olojen normalisoiduttua ja etätyösuosituksen poistuttua. Kyselyn tulosten perusteella voitaisiin myös selvittää tilitoimiston johdon ja esimiesten suhtautumista etätyöskentelyyn sekä etäjohtamisen onnistumista yrityksessä. Myös etätyöjärjestelmien ja Teams:in käyttöön tarvittaisiin jonkinlainen koulutusmateriaali tai esimerkiksi ohjevideoita. Kotitoimiston ergonomiaan liittyvä ohjeistus voisi myös olla hyödyllinen etätyön yleistyessä.

The aim of the thesis was to find out how the accounting unit's personnel have adapted to teleworking due to the corona virus crisis and whether they want to continue working from home in the future. The intention was also to examine if there have been any challenges or benefits in teleworking and if any new operating models were developed. The theoretical framework of the thesis consists of defining the concept of teleworking, benefits and challenges of teleworking, the prerequisites required for teleworking together with digital and intelligent financial management.

Qualitative research was used as the research method. A semi-structured interview was selected as the data collection process and the material was collected using an online Webropol questionnaire sent to the personnel of the accounting unit of the commissioning company. The survey was carried out anonymously and the results were processed creatively using content analysis. A total of 124 people replied to the questionnaire.

The results confirmed the assumption that teleworking is now a much more common than before the COVID-19 pandemic and the employees will continue to be interested in teleworking. The personnel considered that the possibility of teleworking was a significant advantage regarding job satisfaction and well-being. The flexibility of teleworking makes it easier to coordinate work and everyday life more smoothly and to organise one's own work. Working from home was perceived to be more efficient and a peaceful working environment allows for better concentration. In addition, the absence of business trips saves time and money.

The main challenge of teleworking was the lack of sociality. Planning one's own work was also found challenging and working from home may not be so effective. It is not always possible to create a peaceful working environment at home and the office has better tools. Some of the respondents might consider giving up or have already given up their fixed workstation at the office, and others would like to keep their own workstation at the office as part of the team.

As a follow-up study, there could be a similar teleworking study for staff after the pandemic after the conditions have normalised and the recommendation for teleworking has been removed. Based on the results of the survey, the attitude of accounting firm management and supervisors towards teleworking and the success of remote management in the company could also be investigated. Furthermore, there is a need for some kind of training material or, for example, instructional videos on how to use remote work systems and Teams. The home office ergonomics could also be useful topic for a follow-up study since teleworking is becoming increasingly common.