Epäsuorien hankintojen kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli parantaa palvelukeskusten tuotantoon liittyvien epäsuoriin hankintoihin liittyviä prosesseja sekä niiden laatua, ja sitä kautta liiketoiminnan kustannustehokkuutta.

Hankintojen analysoinnin ja kehittämisen lähtökohdaksi valittiin hankintaprosessin parantaminen. Tutkimuksen teoreettisena tietoperustana on ollut hankintatoiminnan kehityksen etenemisvaiheet, kustannustehokkuuteen vaikuttaminen, toimittajamarkkinat ja ostoprosessin eri vaiheiden sisällöt. Lisäksi analysoinnissa on hyödynnetty analysointimenetelminä spend-, ABC- ja portfolioanalyysiä. Viitekehyksenä on käytetty yrityksen järjestelmistä saatavaa tietoa hankintoihin liittyen, konsernin hankintatoimintaa ja käytössä olevia tilaustapoja.

Työn toteuttamistapana oli toimintatutkimus, jonka tein kohdeorganisaation hankintoihin liittyvien avainhenkilöiden kanssa yhteistyössä. Toimintatutkimuksen etenemisessä hyödynsin henkilöhaastatteluita, kyselytutkimusta ja yhteisiä työpajoja avainhenkilöiden kanssa. Toimintatutkimus eteni syklisenä kehitystyönä, jossa edellisen syklin tuloksia hyödynnetään määriteltäessä seuraavan kehityssyklin sisältöä. Etenemisen vaiheina olivat aihealueeseen tutustuminen ja tietojärjestelmistä saatavan tiedon analysointi sekä näiden perusteella tehty kuvaus lähtötilanteesta. Seuraavaksi avainhenkilöiden kanssa tein nykytilakartoituksen kyselytutkimuksen muodossa ja saatujen arvioiden perusteella valittiin kehityskohteet. Kehitystoimenpiteinä tehtiin hankintaohjeistuksen luonti ja hankintaprosessin kehittämiseen liittyviä toimia. Toimenpiteiden vaikutusta mitattiin seurantakyselyn avulla.

Kehitystyön tuloksena yrityksen hankintaprosessit kehittyivät haluttuun suuntaan. Hankintaprosessiin liittyvien vaiheiden ja tehtävien tunnettavuus parani avainhenkilöiden parissa. Hankintaohje antaa suuntaviivat hankintojen tekoon ja ohjaa toimintaa samansuuntaiseksi eri liiketoimintayksiköissä sekä toimii osana riskienhallintaa. Työn aikana ja seurantakyselyn tulosten perusteella on tunnistettavissa jatkotoimenpiteitä tulevalle kehitystyölle.