Kiertuetuotannon työviestintä : kuinka vähentää pienen organisaation haavoittuvuutta ja parantaa tiimin sisäistä viestintää?

Abstract

Tässä opinnäytetyössä käsitellään työviestintää musiikkialalla toimivan kulttuuriyhdistyksen näkökulmasta, kartoitetaan siihen liittyviä riskejä ja pyritään minimoimaan riskien mahdollisia vaikutuksia työviestinnän suunnittelun avulla. Työviestinnällä tarkoitetaan organisaation sisäistä matalan kynnyksen viestintää työtehtävistä ja niiden tilasta.

Opinnäytetyön ytimessä on hiljainen tietämys, sillä monissa organisaatioissa on paljon tietoa yhden ihmisen takana. Tämä aiheuttaa toiminnalle merkittäviä riskejä, jos tietoa ei siirretä aktiivisesti myös muiden tietoisuuteen. Jaettu tieto on organisaation turvatekijä, jos työntekijä esimerkiksi joutuu onnettomuuteen tai vaihtaa työpaikkaa.

Opinnäytetyön toiminnallisena osana toteutettiin kehittämishanke, jonka lopputuotoksena syntyi kiertuetuotannon työviestintäohjeisto ja intranet työn toimeksiantajalle Konserttikeskus ry:lle. Kehittämistarpeita kartoitettiin haastattelemalla kiertuetuotannon ammattilaisia. Työviestintäohjeiston ja intranetin ansiosta Konserttikeskuksen kiertuetuotannon työviestintä tehostui huomattavasti ja avainhenkilöihin liittyvät riskit madaltuivat.

Opinnäytetyön myötä syntyi oivallus, että työviestintä on toimivan työarjen tärkein edellytys. Koronapandemian myötä yleistyneen etätyöskentelyn johdosta työviestinnän suunnittelussa on syytä huomioida etä- ja hydridityöskentelyn tarpeet.

This thesis examines work communication from the perspective of a non-profit music association. Work communication means communicating about daily tasks with co-workers within an organization. The thesis investigates the risks related to internal communication and seeks ways to lower them by planning work communication.

Tacit knowledge is knowledge of how and why things are done. It can become a risk to an organization’s operations if the knowledge is not actively passed on to others. Shared information increases security.

This thesis also reports about a development project which created a work communication plan and intranet for the Concert Centre Finland. The needs of work communication were studied by interviewing tour production professionals. As a result of the development project, the Concert Centre’s work communications became significantly more efficient and information-related risks decreased.

The conclusion of this thesis is clear: work communication is important to guarantee safety at everyday work. Distance work from home has become more common with the corona pandemic so it is important to consider the needs of hybrid work when planning internal communications.