Yhteisöllisen työvuorosuunnittelun kehittäminen palvelumuotoilun avulla

Abstract

Tässä opinnäytetyössä kuvailtiin yhteisöllisen työvuorosuunnitteluprosessin toimivuutta aiemman tutkimustiedon valossa ja kehitettiin työvuorosuunnittelun toimintoja tuottamalla toimintaa parantavia ratkaisuja kehittämiskohteena olevan työyhteisön käyttöön. Kehittämistyöllä tavoiteltiin työvuorosuunnitteluprosessin sujuvoittamista sen eri vaiheissa suunnitelman tekemisestä toteutuneiden työvuorojen tarkistamiseen. Työntekijät ovat voineet suunnitella omia vuorojaan kohdeyksikössä vuodesta 2011 lähtien ja nyt työvuorosuunnittelun prosessit kaipasivat tarkistelua ja päivittämistä.

Opinnäytetyön menetelmänä käytettiin palvelumuotoilua. Henkilöstön toimintatapoja ja kokemuksia yhteisöllisestä työvuorosuunnittelusta selvitettiin keväällä 2021 aluksi kyselyllä, jonka pohjalta luotiin henkilöstöstä käyttäjäprofiilit ja työvuorosuunnittelun nykyinen palvelupolku. Käyttäjäprofiilien tarkoituksena oli kuvastaa tutkimusryhmästä nousseita erilaisten työntekijöiden toimintamalleja ja toiminnan motiiveja. Palvelupolussa esitettiin, miten nykyisellään toiminta on järjestetty ja mitkä ovat sen kompastuskivet. Toiminnan ongelmakohtien määrittämisen jälkeen järjestettiin työyksikössä yhteiskehittelytyöpaja kehittämisideoiden tuottamiseksi. Syntyneistä ideoista tuotettiin uusia toimintamalleja työyhteisön käyttöön sekä luotiin uudistettu palvelupolku kuvaamaan parantunutta työvuorosuunnitteluprosessia.

Kehittämisehdotuksina syntyneet ajatukset liittyivät työvuorokoodien uudistamiseen, työvuorosovittelijan roolin tehostamiseen, henkilöstön osallistamiseen suunnittelun eri vaiheissa, tasapuolisuuden tukemiseen, ohjelmasovellusten haasteiden ratkaisemiseen ja mahdollisuuksien kehittämiseen, toiminnan suunnittelun kehittämiseen sekä kouluttamiseen. Kehittämiskohteet saivat vahvasti tukea aiemmasta teoriasta, jonka mukaan samankaltaisia ongelmia esiintyy myös muissa yhteisöllistä työvuorosuunnittelua toteuttavissa työyksiköissä. Uusien toimintatapojen kokeileminen ja toimimattomista tavoista luopuminen on edellytyksenä, että ongelmiin on mahdollista puuttua ja saada kehitystä aikaiseksi.

This study will describe how the self-scheduling process for hospital nurses works according to prior analysis and how the self-scheduling practices are developed by producing ideas which improve the process in the targeted ward. The aim was to make the process effortless for both staff members and nurse managers in all phases of the process: requests, planning, approval, maintenance (including post-approval changes), and finalisation of the schedule before the payroll. The staff has been involved in taking part in the self-scheduling since 2011, however the processes were in need of some reviewing and updating.

The approach method was service design. First the modes of action and experiences of the personnel were clarified by using a questionnaire submitted in the Spring of 2021. After that, the user profiles and the service path of the current self-scheduling process have been created. The user profiles are based on the results of the questionnaire representing a group of people with common motives and behavioural patterns. The service path showed how the process is currently arranged and where any tricky points may lay. After determining the problematic points, there was a co-creative workshop at the workplace to generate developmental ideas. The new ideas were developed into models that can be used in the ward. Furthermore, a new service path was created to show how the self-scheduling process has been improved.

The developmental ideas that were generated were related to themes such as re-planning the shift codes, intensifying the role of the conciliator, improving the participation in self-scheduling, supporting impartiality, education, development of the software, and developing the operational planning in the ward. These ideas were supported by earlier theory showing that same kinds of problems exist also in other units that have already implemented self-scheduling. Based on these ideas, new prototypes were created for experimentation in the ward to find better solutions in the future.