Käyttäjälähtöinen suunnittelu toimitilahallinnan tukena
Räty, Martta (2021)
Räty, Martta
2021
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021112722163
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021112722163
Tiivistelmä
Tässä opinnäytetyössä etsittiin vastausta kysymykseen: millainen sovellus tukisi parhaiten toimitilahallinnan ja tilankäyttäjien välistä kommunikaatiota? Opinnäytetyössä tarkasteltiin käyttäjälähtöisen suunnittelun metodien kautta toimitilahallinnan ja tilankäyttäjien yhteistyötä. Tavoitteena oli toteuttaa käyttäjähaastatteluja eri yritysten toimitilahallintatiimien jäsenille ja selvittää millaisia teknologioita toimitilahallinnan ja tilankäyttäjien väleillä käytetään sekä miten viestintä toimii näiden ryhmien väleillä. Haastatteluista kerätyn materiaalin pohjalta oli tarkoitus muotoilla suunnitelma sovelluksesta, joka palvelisi tätä rajapintaa parhaiten. Menetelmänä käytettiin käyttäjälähtöisen suunnittelun prosessiin kuuluvaa käyttäjähaastattelua. Haastatteluja toteutettiin yhteensä kuusi ja kaikki haastateltavat toimivat tehokkaissa toimitilahallintatiimeissä isoista suomalaisista yrityksistä. Haastatteluista kerättyjä tietoja taustoitettiin muilla internetistä ja kirjallisuudesta kerätyillä taustamateriaaleilla.
Haastatteluissa ilmeni, että toimitilahallinnan alueella käytetään tilankäyttäjien tukemiseen paljon erilaisia teknologioita ja viestintäkanavia. Yleisimmät teknologiat olivat Teams, intra, tekstiviestit, infotauluratkaisut, erilaiset vika- ja huoltopyyntöjärjestelmät sekä Granlund managerin ja Emphatic buildingin -tapaiset sovellukset. Haastattelujen pohjalta on myös selvää, että sovelluksissa liikkuu paljon erilaista dataa ja sen tarkastelu on käyttäjille haasteellista. Monet ratkaisut tukevat datan keräämistä yhteen ja helpottavat sen tarkastelua. Tämän takia erilaiset raportointitavat ovat toimitilahallinnalle tärkeitä ja tähän käytetään esimerkiksi Exceliä. Toimitilahallinnan ja tilankäyttäjien välinen teknologiakenttä on siis laaja ja monimutkainen ja se myös vaihtelee yrityksen käytäntöjen mukaan.
Haastatteluaineiston analyysin jälkeen oli selvää, että toimitilahallinnan sovelluksen suunnitteluun tarvitaan lisää materiaalia. Alue vaatisi paljon lisää tutkimusta eri käyttäjälähtöisen suunnittelun metodeja hyödyntäen, jotta sovelluksen raamit alkaisivat hahmottua paremmin. Teknologiaratkaisut ovat hyvin moninaiset ja käyttäjäryhmien määrä on myös valtava. Käyttäjien tarpeiden ymmärtäminen vaatisi paljon lisätyötä. Tämä opinnäytetyö antaa kuitenkin hyvää pohjaa alueeseen perehtymiseen ja rajaa ongelmaa paremmin jatkotutkimusta varten.
Haastatteluissa ilmeni, että toimitilahallinnan alueella käytetään tilankäyttäjien tukemiseen paljon erilaisia teknologioita ja viestintäkanavia. Yleisimmät teknologiat olivat Teams, intra, tekstiviestit, infotauluratkaisut, erilaiset vika- ja huoltopyyntöjärjestelmät sekä Granlund managerin ja Emphatic buildingin -tapaiset sovellukset. Haastattelujen pohjalta on myös selvää, että sovelluksissa liikkuu paljon erilaista dataa ja sen tarkastelu on käyttäjille haasteellista. Monet ratkaisut tukevat datan keräämistä yhteen ja helpottavat sen tarkastelua. Tämän takia erilaiset raportointitavat ovat toimitilahallinnalle tärkeitä ja tähän käytetään esimerkiksi Exceliä. Toimitilahallinnan ja tilankäyttäjien välinen teknologiakenttä on siis laaja ja monimutkainen ja se myös vaihtelee yrityksen käytäntöjen mukaan.
Haastatteluaineiston analyysin jälkeen oli selvää, että toimitilahallinnan sovelluksen suunnitteluun tarvitaan lisää materiaalia. Alue vaatisi paljon lisää tutkimusta eri käyttäjälähtöisen suunnittelun metodeja hyödyntäen, jotta sovelluksen raamit alkaisivat hahmottua paremmin. Teknologiaratkaisut ovat hyvin moninaiset ja käyttäjäryhmien määrä on myös valtava. Käyttäjien tarpeiden ymmärtäminen vaatisi paljon lisätyötä. Tämä opinnäytetyö antaa kuitenkin hyvää pohjaa alueeseen perehtymiseen ja rajaa ongelmaa paremmin jatkotutkimusta varten.