Julkisen hankintaprojektin valmisteluvaihe : kilpailutustyöryhmän vastuunjako
Kujanpää, Kirsi (2021)
2021
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021120122863
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021120122863
Tiivistelmä
Julkisiin hankintoihin kohdistuu runsaasti toiveita, ja niiden onnistuminen edellyttää hankintayksiköiltä monipuolista osaamista. Hankinnan valmistelu on tärkein hankintaprosessin vaiheista, koska siinä tehtävät päätökset vaikuttavat koko menettelyn onnistumiseen. Tämän opinnäytetyön ensisijaisena tavoitteena oli määritellä hankintaprojektin aikaiset tehtävät ja vastuut hankinnan valmisteluvaiheessa ennen tarjouspyynnön julkaisua. Samalla oli tarkoitus selvittää, miten hyvin hankintamenettelyksi valittu Dynaaminen hankintajärjestelmä (DPS) toimii lääkinnällisten laitteiden hankintaan.
Teoreettisena viitekehyksenä hyödynnettiin hankinta- ja lääkinnällisten laitteiden lainsäädäntöä sekä palvelumuotoiluun liittyviä käsitteitä. Kehittämistyössä tarkasteltiin julkisten hankintojen valmisteluvaihetta kahden eri lääkinnällisen laitteen kilpailutuksen osalta. Kilpailutustyöryhmän tapaamisiin osallistui molempiin kilpailutusprojekteihin nimetty moniammatillinen työryhmä.
Kehittämistyö tehtiin toimintatutkimuksena. Tutkimusmenetelminä käytettiin havainnointia, työpajoja ja haastatteluita. Prosessianalyysin (service blueprint) avulla kuvattiin prosessi asiakkaan näkökulmasta. Kehittämistyön keskeisimmiksi tuloksiksi laadittiin hankintatoimen ja muun kilpailutustyöryhmän välinen vastuunjakotaulukko (RACI matriisi) ja muistilista hankinta-asiantuntijalle kilpailutustyöryhmän tapaamisiin. Kilpailutuksessa käytetyistä tarjouspyyntömateriaaleista laadittiin malliasiakirjat muita vastaavia kilpailutuksia varten.
Vastuunjakotaulukko ja muistilista paransivat vuorovaikutusta hankintatoimen ja kilpailutustyöryhmän välillä. Hankintamenettelyksi valittu Dynaaminen hankintajärjestelmä soveltui pilotoinnin kohteina olleiden lääkinnällisten laitteiden hankintaan. Luotuja asiakirjamalleja hyödynnetään vastaavissa Dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisissä kilpailutuksissa.
Teoreettisena viitekehyksenä hyödynnettiin hankinta- ja lääkinnällisten laitteiden lainsäädäntöä sekä palvelumuotoiluun liittyviä käsitteitä. Kehittämistyössä tarkasteltiin julkisten hankintojen valmisteluvaihetta kahden eri lääkinnällisen laitteen kilpailutuksen osalta. Kilpailutustyöryhmän tapaamisiin osallistui molempiin kilpailutusprojekteihin nimetty moniammatillinen työryhmä.
Kehittämistyö tehtiin toimintatutkimuksena. Tutkimusmenetelminä käytettiin havainnointia, työpajoja ja haastatteluita. Prosessianalyysin (service blueprint) avulla kuvattiin prosessi asiakkaan näkökulmasta. Kehittämistyön keskeisimmiksi tuloksiksi laadittiin hankintatoimen ja muun kilpailutustyöryhmän välinen vastuunjakotaulukko (RACI matriisi) ja muistilista hankinta-asiantuntijalle kilpailutustyöryhmän tapaamisiin. Kilpailutuksessa käytetyistä tarjouspyyntömateriaaleista laadittiin malliasiakirjat muita vastaavia kilpailutuksia varten.
Vastuunjakotaulukko ja muistilista paransivat vuorovaikutusta hankintatoimen ja kilpailutustyöryhmän välillä. Hankintamenettelyksi valittu Dynaaminen hankintajärjestelmä soveltui pilotoinnin kohteina olleiden lääkinnällisten laitteiden hankintaan. Luotuja asiakirjamalleja hyödynnetään vastaavissa Dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisissä kilpailutuksissa.