Hankintojen luovutusaineistojen sähköisen hallinnan kehittäminen : Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten liikenne ja infrastruktuuri -vastuualueet
Nirkko, Suvi (2021)
Nirkko, Suvi
2021
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021120223266
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021120223266
Tiivistelmä
Toimintatutkimuksena toteutetun opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää ELY-keskusten liikenne ja infrastruktuuri -vastuualueiden suunnittelu- ja investointihankintojen luovutusaineistojen hallintaa. Hankintojen tuloksena valmistuvien suunnitelmien aineistot sekä investointihankkeiden toteumatiedot ja laadunvarmistusaineistot oli määrä arkistoida sähköisesti hanketiedon hallintajärjestelmää (HHJ) hyödyntäen.
Ennen tämän kehittämistyön aloittamista oli toteutettu tiedonsiirtointegraatio ELY-keskusten HHJ-järjestelmästä Väyläviraston Projektivelhoon. Projektivelho oli Väyläviraston ja ELY-keskusten yhteinen sähköisen suunnitelma- ja toteumatiedon tietovarasto. Opinnäytetyön toinen päätavoite oli kehittää toimintamalli HHJ-järjestelmän ja Projektivelhon välisen integraation käyttöä varten ja implementoida se ELY-keskusten suunnittelu- ja investointihankintojen prosesseihin.
Keskeisen teoreettisen tietoperustan muodostivat hankintaprosessi, tiedonhallinta, arkistointi ja prosessien kehittäminen. Teoriaosuudessa käsiteltiin myös tietojärjestelmän kehityksen elinkaarta ja uuden tietojärjestelmän käyttöönoton haasteita. Kirjallisuuden lisäksi perehdyttiin myös Väyläviraston tuottamiin ELY-keskusten toimintaa ja hankintoja sääteleviin ohjeisiin. Opinnäytetyön empiirinen osuus toteutettiin pitkälti laadullisena tutkimuksena, jolla pyrittiin ymmärtämään tutkimuskohdetta. Keskeinen organisaation osallistamisen ja tiedonkeruun työväline olivat työpajat. Kehittämistyön tuloksia arvioitiin kvantitatiivisten mittareiden osoittamien tulosten perusteella ja lopputilanteessa toteutettua palautekyselyä hyödyntäen.
Uuden toimintamallin käyttöönottoa hidasti tietojärjestelmien välisen tiedonsiirtoyhteyden rikkoutuminen kehittämishankkeen puolessa välissä. Kvantitatiivisten mittareiden perusteella HHJ-järjestelmän käyttö ei lisääntynyt merkittävästi kehittämishankkeen aikana. Tästä huolimatta kehittämishankkeen nähtiin parantaneen tiedonhallintaa ja edistäneet tietojärjestelmien välisen integraation käyttöönottoa. Kehittämistyön tuloksena valmistui prosessikuvaukset siitä, mihin eri tietojärjestelmiin hankkeiden luovutusaineistoja tuli tallentaa. Toimintamallin kehittäminen jatkui vielä tämän opinnäytetyöprojektin päättyessä.
Ennen tämän kehittämistyön aloittamista oli toteutettu tiedonsiirtointegraatio ELY-keskusten HHJ-järjestelmästä Väyläviraston Projektivelhoon. Projektivelho oli Väyläviraston ja ELY-keskusten yhteinen sähköisen suunnitelma- ja toteumatiedon tietovarasto. Opinnäytetyön toinen päätavoite oli kehittää toimintamalli HHJ-järjestelmän ja Projektivelhon välisen integraation käyttöä varten ja implementoida se ELY-keskusten suunnittelu- ja investointihankintojen prosesseihin.
Keskeisen teoreettisen tietoperustan muodostivat hankintaprosessi, tiedonhallinta, arkistointi ja prosessien kehittäminen. Teoriaosuudessa käsiteltiin myös tietojärjestelmän kehityksen elinkaarta ja uuden tietojärjestelmän käyttöönoton haasteita. Kirjallisuuden lisäksi perehdyttiin myös Väyläviraston tuottamiin ELY-keskusten toimintaa ja hankintoja sääteleviin ohjeisiin. Opinnäytetyön empiirinen osuus toteutettiin pitkälti laadullisena tutkimuksena, jolla pyrittiin ymmärtämään tutkimuskohdetta. Keskeinen organisaation osallistamisen ja tiedonkeruun työväline olivat työpajat. Kehittämistyön tuloksia arvioitiin kvantitatiivisten mittareiden osoittamien tulosten perusteella ja lopputilanteessa toteutettua palautekyselyä hyödyntäen.
Uuden toimintamallin käyttöönottoa hidasti tietojärjestelmien välisen tiedonsiirtoyhteyden rikkoutuminen kehittämishankkeen puolessa välissä. Kvantitatiivisten mittareiden perusteella HHJ-järjestelmän käyttö ei lisääntynyt merkittävästi kehittämishankkeen aikana. Tästä huolimatta kehittämishankkeen nähtiin parantaneen tiedonhallintaa ja edistäneet tietojärjestelmien välisen integraation käyttöönottoa. Kehittämistyön tuloksena valmistui prosessikuvaukset siitä, mihin eri tietojärjestelmiin hankkeiden luovutusaineistoja tuli tallentaa. Toimintamallin kehittäminen jatkui vielä tämän opinnäytetyöprojektin päättyessä.