Huoneistotietojärjestelmän käyttöönotto isännöintiyrityksessä

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää huoneistotietojärjestelmän käyttöönoton vaikutuksia toimeksiantajayritykseen X sekä laatia siirtoprosessista seloste. Toimeksiantajayritys esitetään tässä opinnäytetyössä anonyyminä. Tavoitteena oli selvittää uuden järjestelmän vaikutuksia toimeksiantajayritykseen. Tutkimuksessa tutkittavat osa-alueet jakautuivat budjetointiin ja talouteen, työmäärään sekä hallinnollisiin prosesseihin. Laki huoneistotietojärjestelmästä tuli voimaan vuonna 2019. Itse huoneistotietojärjestelmä on otettava käyttöön viimeistään vuoden 2023 loppuun mennessä. Käyttöönotolla tarkoitetaan osakehuoneistojen tietojen siirtoa järjestelmään. Huoneistotietojärjestelmään halutaan tietoja taloyhtiöistä, osakehuoneistoista sekä niiden omistuksista. Järjestelmän tarkoituksena on koota informaatio yhteen tietokantaan ja näin ollen myös luopua paperisista osakekirjoista. Järjestelmää ylläpitää Maanmittauslaitos.

Opinnäytetyö on toteutettu kvalitatiivisena tutkimuksena. Tutkimuksen toteutus on tarkennettuna strategiselta otteeltaan tapaustutkimus, jossa painotetaan faktanäkökulmaa. Teoreettinen viitekehys rakentuu huoneistotietojärjestelmästä, digitalisaation vaikutuksista asunto-osakeyhtiöihin ja tutkimuksen ohessa laadittavasta siirtoselosteesta. Tutkimuksen lisäksi opinnäytetyössä laadittiin seloste huoneistotietojärjestelmän käyttöönotosta, joka laaditaan osaksi teoreettista viitekehystä. Siirtoprosessin seloste pohjaa omaan havainnointiin ja muistiinpanoihin ensimmäisestä toteutetusta siirrosta. Aineistonhankintamenetelmänä käytettiin teemahaastattelua, joka rakentui teemoiltaan budjetoinnin ja talouden, työmäärän sekä hallinnon prosesseihin. Lähteinä käytettiin opinnäytetyössä pääosin Maanmittauslaitoksen nettisivuilla tarjolla olevaa informaatiota, Isännöintiliiton tutkimuksia sekä artikkeleita, erilaisia lakeja, säädöksiä sekä asetuksia, mutta myös isännöintialan tutkimuksia sekä kirjallisuutta.

Opinnäytetyön tuloksena saatiin selville muutoksen vaikutukset tutkittavan yrityksen toimintaan. Tutkimustuloksista esiin nousi työmäärän kasvaminen sekä viestinnän tarpeen lisääntyminen taloyhtiössä huoneistotietojärjestelmän käyttöönoton myötä. Selosteen tarkoitus oli tässä opinnäytetyössä toimia oppaana muille, joita siirto tulee koskettamaan. Seloste toimi myös tukipilarina itse tutkimukselle. Tuloksien analysoinnin jälkeen pohdinta osiossa esiin nousi digitalisaation laaja merkitys isännöintialan yrityksissä sekä osaamisen kehittäminen tärkeys. Olennaisena osana opinnäytetyötä on kuitenkin nimenomaan tuoda faktapohjaisesti esille toimeksiantajayritykseen kohdistuneet vaikutukset käyttöönoton myötä.