Oulun ammattikorkeakoulun lukujärjestystyön kehittäminen : Oulun yliopiston tarjoaman lukujärjestyspalvelun onnistumisen tunnistaminen ja kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyön aiheena on lukujärjestystyöpalvelun onnistumisen tunnistaminen ja kehittäminen Oulun ammattikorkeakoululle. Toimeksiantajana toimii Oulun yliopiston koulutuspalvelut, joka tuottaa lukujärjestyspalvelun Oulun ammattikorkeakoululle. Oulun ammattikorkeakoulun lukujärjestyssuunnittelijat siirtyivät liikkeenluovutuksen yhteydessä helmikuussa 2020. Liikkeenluovutuksen myötä Oulun ammattikorkeakoulu tilaa lukujärjestyspalvelun Oulun yliopistolta. Palvelujen yhdistämisen myötä käynnistyi samalla laajamittainen kehitystyö, jonka tarkoituksena oli yhdistää Oulun ammattikorkeakoulun ja Oulun yliopiston lukujärjestyssuunnittelu. Oulun ammattikorkeakoulun lukujärjestystyölle luotiin keväällä 2020 uudet linjaukset, jotka toivat muutoksia myös lukujärjestyssuunnitteluun Oulun ammattikorkeakoulun jokaisessa yksikössä.

Opinnäytetyöprosessimme käynnistyi tammikuussa 2021 ja maaliskuussa 2021 toteutimme kyselyn Oulun ammattikorkeakoulun opetushenkilökunnalle. Kyselyssä tutkittiin opetushenkilöstölle tuotetun lukujärjestyspalvelun onnistumista liikkeenluovutuksen jälkeen sekä selvitimme mahdollisia lukujärjestyspalvelun kehittämiskohteita. Kysely antoi tarvittavia työkaluja lukujärjestyssuunnittelun kehittämiseen. Merkittävimmäksi kehittämiskohteiksi nousi kyselyn mukaan opetushenkilöstölle viestintä, tiedottaminen ja ohjeistus, palvelun saatavuus ja vuorovaikutus opetushenkilöstön kanssa.

Kävimme aktiivista keskustelua yhdessä lukujärjestyssuunnittelijoiden kanssa opinnäytetyöprosessimme aikana. Esittelimme tiimille kyselystä nousseita kehityskohteita ja keskustelimme tarvittavista toimenpiteistä lukujärjestystiimin kanssa työpajoissa. Lukujärjestystiimi teki opinnäytetyöprosessimme aikana tarvittavia muutoksia palveluun, viestintään ja ohjeistamiseen antamiemme kehitysehdotuksien pohjalta. Haastattelimme tehtyjen kehitystoimenpiteiden jälkeen opetushenkilöstöä kerätäksemme kokemuksia muutoksista palvelussa ja viestinnässä. Haastattelut vahvistivat toimenpiteiden tarpeellisuutta sekä palautteen keruun jatkuvuutta.

Opinnäytetyönä toteutettu kysely antoi lukujärjestystiimille vahvistettua tietoa sellaisista kehitettävistä asioista, joista lukujärjestystiimi on kuullut palautetta jo aiemmin mm. kahvipöytäkeskustelussa. Jatkoa ajatellen ehdotamme, että lukujärjestystiimi teettää kyselyn opetushenkilöstölle vuosittain, jotta heillä on tiedossa asiakkaittensa eli opettajien sen hetkiset ajatukset palvelusta ja mahdollisista ongelmakohdista.

The thesis was commissioned by Academic Affairs of University of Oulu. In February 2020 the services of timetable work were transferred to University of Oulu as Oulu University of Applied Sciences transferred all its service units to University of Oulu as a business transfer. Therefore, Oulu university of Applied Sciences orders the timetable work from University of Oulu. At the same time new guidelines for timetable work were presented to standardize the schedule work for both universities of higher education.

The objective of the thesis was to explore the possible targets of development in the services of timetable work. As a part of our thesis, we carried out a survey that studied how the services of timetable work has succeeded and if there arise problematics in the process of timetable work according to the teachers at Oulu University of Applied Sciences. Our research show that the most significant part of the timetable process which needed development were communication and interaction between teachers and timetable designers in addition to the availability of the services.

Results of survey were discussed actively with the timetable team and the discussion took place in workshops throughout the thesis process. With the help of our thesis, timetable team implemented improvements to its services. The tacit information and immediate feedback that is usually been received at the coffee tables and at the discussions in the corridors of campuses, are nowadays in minority part of the communication between timetable designers and teachers due to working mainly remotely. Therefore, contact points such as induction days that are arranged for teachers and face to face meeting points such as service points are important ways to increase the interaction between timetable designers are teachers. We also highly recommend timetable team to arrange an annual survey for teachers in order to document the feedback regularly.