The Effects of the New Credit Management Process and OnGuard Software on the Case Company South Europe

Abstract

This research paper examines the effects of the new credit management process and OnGuard software on case company South Europe. The objective of the study was to compare the theories of Enterprise Resource Planning (ERP) and Business Process Re-engineering (BPR) in addition, to Cash Management theories in the practice of receivables collection in the case company to find out the effects of the system. Research was conducted on different areas: how the case company had performed receivables collection prior to the new process and software. Next, the new process and implementation of the software was researched. Finally, the case company was examined after they had used the new process and software for six and nine months. Case study was used as the research method to collect information. Interviews were the main form of data collection. In addition, documentation, artifacts, and participant-observation were used to support the research. The effects of the new credit management process and OnGuard software turned out to be rather big. The receivables collection time trend had decreased during this period. The automation of the different actions and ready made templates generated by the OnGuard software has released more time for the credit controllers and made it possible to follow up efficiently on all customers.

Tämä tutkimus tarkastelee uuden luotonhallintaprosessin ja OnGuard työkalun vaikutuksia kohdeyrityksessä South Europe. Tutkimuksen tavoitteena on verrata toiminnanohjausjärjestelmä- ja liiketoimintaprosessien uudelleensuunnittelu- sekä lisäksi kassanhallintateoriaa saatavien perintäkäytäntöön kohdeyrityksessä ja selvittää niiden vaikutuksia. Tutkimus on suoritettu selvittämällä seuraavia näkökulmia: kuinka kohdeyritys on suorittanut saatavien perinnän ennen uuden työkalun ja prosessin käyttöönottoa. Myös uuden prosessin ja työkalun implementointi on esitelty. Lopuksi tutkimuksessa tarkastellaan kohdeyritystä kun uuden työkalun ja prosessin käyttöönotosta on kulunut kuusi ja yhdeksän kuukautta. Tutkimusmenetelmänä käytettiin case tutkimusmenetelmää. Haastattelut ovat olleet tärkein tiedonkeräysmenetelmä. Lisäksi, dokumentaatiota, artefakteja ja osanottajatarkkailua on käytetty tukemaan tutkimusta. Uuden luotonhallinta prosessin ja OnGuard työkalun vaikutukset olivat huomattavat. Saatavien keräysaikatrendi oli parantunut tänä aikana. OnGuardin luomat automatisoidut työtehtävät ja valmiit kirjepohjat ovat vapauttaneet lisää aikaa luotonvalvojille ja mahdollistaneet kattavamman asiakas seurannan.