Vastuullisen kongressin kehittäminen

Abstract

Viimeisten vuosien aikana kongressialan ammattilaiset ovat alkaneet puhua vastuullisesta liiketoiminnasta ja sen yhdistämisestä kongressien järjestämiseen. Alan osaajat jakavat huolensa siitä, että kongresseja järjestettäessä ei välttämättä mietitä sosiaalisesti tai ekologisesti vastuullisia ratkaisuja, vaikka kongressin järjestäminen kuormittaakin ympäristöä ja vaikuttaa monen ihmisen elämään.

CONGREX / Blue & White Conferences Oy on helsinkiläinen kongressipalvelutoimisto. Strategiansa mukaa Congrex etsii keinoja toteuttaa kongresseja kestävän kehityksen periaatteiden mukaisesti. Toistaiseksi ei kuitenkaan ole ollut käytössä ohjeistusta, joka ohjaisi Congrexin henkilökuntaa ja kongressien järjestelytoimikuntia tekemään kestävämpiä ratkaisuja projektiensa aikana.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää vastuullinen kongressi, jota Congrexin henkilökunta voi käyttää päivittäisen työnsä apuna. Lisäksi sen avulla voidaan myydä ja kongressiprojektien alkaessa myös viedä eteenpäin vastuullisempaa näkökulmaa. Congrexin lisäksi vastuullista kongressia voivat hyödyntää myös muut tapahtumajärjestäjät.

Opinnäytetyö noudattelee konstruktiivisen tutkimuksen prosessia. Jotta vastuullisen kongressin kannalta olennaiset päätökset voitiin tunnistaa, tutustuttiin Congrexin nykyiseen toimintatapaan sekä olemassa olevaan tietoon vastuullisista tapahtumista. Empiiristä aineistoa kehittämistyöhön kerättiin haastatteluilla, sähköpostikyselyllä ja kyselytutkimuksella kesällä 2011 ja keväällä 2012.

Kongressiprojektien päätösten vastuullisuutta pohdittiin kongressin vaikutuspiirien avulla. Vaikutuspiirit ovat järjestelytoimikunta, yhteistyökumppanit, osallistujat sekä kongressikaupunki ja yhteiskunta. Vastuullisen kongressin kannalta olennaisimpia päätöksiä ovat 1) yhteistyökumppaneiden valinta, 2) painotuotteiden ja muun jaettavan materiaalin tarpeellisuus, määrä ja laatu sekä 3) peruutuspäivämäärien ja muiden deadlinejen huomioiminen. Näillä kolmella päätöksellä voidaan säästää rahaa, huomioida ihmisiä ja vähentää ympäristöön kohdistuvia haittoja.

During the last few years Finnish professionals in the conference business have started to discuss more and more about the corporate responsibility in the conference projects. They share a common concern that during the arrangements of the conferences social and ecological responsibility is not followed thoroughly. Even though conferences have an effect on environment and on people.

CONGREX / Blue & White Conferences Oy is a Professional Congress Organiser (PCO) in Helsinki. According to its’ strategy, Congrex is searching for the ways to organize conference in a sustainable way. However, so far it has not any guidelines that could help the personnel and the customers to make more responsible decisions.

The aim of this thesis was to develop a responsible conference, which helps Congrex’ personnel in its’ daily work. In addition, the model can be applied when selling and actually arranging conferences. Other professionals in meeting sector can apply the responsible conference as well.

The thesis follows the project of the constructive research. Congrex’ current procedures and existing data about the responsible events were explored in order to recognize the most essential decisions concerning the responsible conference. Empirical material was collected by interviews, an E-mail questionnaire as well as by a survey during the summer 2011 and the spring 2012.

The responsibility of the decisions during the congress project was considered with the help of the spheres of influence that are the organizing committee, partners, congress delegates and the host city as well the society. The most essential decisions regarding the responsible conference are 1) selecting the partners, 2) necessity, amount and quality of the printed and other material delivered and 3) paying attention to the cancellation and other deadlines. With the help of these three decisions it is possible to save money, to take care of the people and to minimize the environmental impact.