Terveydenhuoltoalan laitteiden projektiluonteisten myynti- ja toimitusprosessien kehittäminen

Abstract

Tässä opinnäytetyössä perehdyttiin erään terveydenhuoltoalalla toimivan yrityksen projektiluontoisten myynti- ja toimitusprosessien nykytilaan ja ongelmakohtiin, sekä laitteiden asennusta ja käyttöönottoa sääteleviin lakeihin ja standardeihin. Tarkoitus oli tehostaa projekteja pohtimalla ratkaisuja havaittuihin ongelmiin.

Myynti- ja toimitusprosessien nykytilan selvittämiseksi tutustuttiin aluksi yrityksen laatujärjestelmään ja prosessikaavioihin, sekä näitä sääteleviin terveydenhuoltoalan lakeihin ja standardeihin. Kattavamman kuvan saamiseksi, ja ongelmakohtien löytämiseksi haastateltiin projekteihin osallistuvia kohdeyrityksen työntekijöitä. Haastattelujen lisäksi tutustuttiin myös eri vaiheissa oleviin projekteihin osallistumalla mittauksiin ja työmaapalavereihin.

Olennaisimpina ongelmina esiin nousi suunnittelun, aikataulujen sekä kommunikaation puutteellisuus. Näiden minimoimiseksi otettiin käyttöön uudenlainen toimintatapa, joka keskittyy projektinhallintaan. Opinnäytetyön tuloksena ideoitiin aloitus- ja lopetuspalaverien käyttöönotto sekä erilaiset projektiin liittyvät dokumentit kuten projektilomake ja sen pohjalta laadittava Gantt-kaavio. Näiden tarkoitus on tehostaa erityisesti aikataulujen suunnittelua ja toimia seurannan ja projektinhallinnan välineinä.

Uusi toimintatapa ja etenkin valmis projektilomake otettiin vastaan hyvin, ja niitä testattiin simulaatiolla. Toimintatavan uskottiin yksilötasolla vähentävän ylimääräistä työtä, mikä puolestaan vähentää turhautuneisuutta ja lisää työtyytyväisyyttä. Myös informaation kulun, vastuiden jakautumisen seurannan sekä uusien henkilöiden perehdyttämisen uskotaan helpottuvan uuden toimintatavan ja lomakkeen myötä.

Yritystasolla hyödyn uskotaan näkyvän etenkin kustannustehokkuutena. Myös projektien kehityksen seuraamisen uskotaan helpottuvan, ja prosessien läpinäkyvyyden tehostuvan. Tämä tulee myös näkymään asiakkaille, ja asiakastyytyväisyyden kasvaessa myös kilpailukyky paranee.

In this thesis, the purpose was to explore how the sales and delivery projects of medical equipment in a company that works in the health care field can be improved. The main aim was to identify the biggest problems in these processes and to enhance the projects by solving the problems.

To comprehend the present state of the sales and delivery processes this study first examined the quality system and the process flowcharts of the company as well as the laws and standards associated with the health care field. Interviews were then arranged with the people involved in the projects in order to obtain a comprehensive view and especially to identify the main problems in the projects. Participating in the measurements and the worksite meetings at different stages of the projects were also important for getting the full picture.

The main findings indicate that there are inadequacies in planning, schedule and com-munication. To minimize these problems a new procedure that concentrates on project management was created. It includes kick-off and final meetings as well as a new docu-mentation policy including a project form and the Gantt chart built on it. The main purpose of the new procedure is to enhance the planning of schedules and to work as a follow-up tool.

The new procedure and especially the finalized project form was firmly accepted and tested by simulation. The procedure was believed to reduce excessive work, which, in turn, will diminish frustration and increase work satisfaction. It is also believed that it will help to supervise how responsibilities are divided and make information flow and initiation of new employees easier.

For the company the benefits will mainly be showing as an increase in cost-effectiveness. Moreover, the monitoring of the project development is believed to become easier and project transparency improved. This will be seen by the customers, and when customer satisfaction increases competitiveness is likely to follow.