Aloitetoiminta ja sen kehittäminen julkishallinnon organisaatiossa

Abstract

Tutkimuksessa tarkasteltiin Hallinnon tietotekniikkakeskuksen aloitetoimintaa. Työssä keskityttiin työntekijälähtöisen aloitetoiminnan tutkimiseen julkishallinnon näkökulmasta.

Tutkimuksen tavoitteena oli kehittää organisaation aloitetoimintaa. Tarkoituksena oli tutkia aloitetoiminnan nykytila organisaatiossa ja tuottaa tutkimukseen perustuvia kehitysehdotuksia aloitetoiminnan parantamiseksi. Parannusehdotukset liittyivät mm. aloiteprosessiin, syntyvien aloitteiden määrän lisäämiseen ja aloitetoiminnasta tiedottamiseen. Tutkimus on tehty laadullisena ja tutkimusmenetelmänä on käytetty tapaustutkimusta. Aineisto on kerätty teemahaastatteluiden ja sähköpostien avulla.

Aloitetoiminta on yksi tavoista kanavoida henkilöstön luovuutta ja yksi organisaation kehittämisen välineistä. Aloitetoiminnassa on kyse muodollisesta järjestelmästä, jossa sääntöjen ja kuvattujen prosessien avulla käsitellään, arvioidaan ja palkitaan henkilöstön esittämät ideat.

Tutkimustulosten perusteella julkishallinnon organisaation aloitetoiminnan haasteita ovat byrokratia, prosessien kuvaaminen sekä aloitetoiminnan hidas käynnistyminen. Johdon sitoutuminen aloitetoimintaan koko prosessin osalta nousi tutkimuksessa tärkeäksi huomioksi.

Tutkimuksen tuottamaa tietoa voidaan soveltaa kehitettäessä ja suunniteltaessa aloitetoimintaa ja sen prosesseja. Keskeisimpänä jatkotutkimusaiheena nousi esiin aloitteiden käyttöönoton toteuttaminen ja käyttöönotettujen aloitteiden vaikutus työtyytyväisyyden, tuottavuuden tai kustannustehokkuuden lisääntymiseen.

The study dealt with the employee suggestion scheme at ICT Agency HALTIK. The focus of this study was on the research of the employee-based suggestion system from the viewpoint of an organization in the field of public administration.

The aim of this study was to develop the suggestion scheme used by the organization. The purpose was to find out the present state of the suggestion scheme and propose some suggestions to improve the system. The improvements dealt with the initiative process, increasing the amount of suggestions and the internal communication about the suggestion scheme. The study was carried out as a qualitative research using a case study research method. The material was gathered by using a theme interview and additional email interviews.

Suggestion schemes are a way to channel the employees’ creativity and one of the tools to develop the organization. A suggestion scheme is a formal system which is used to process, evaluate and reward the ideas presented by the employees with the help of certain rules and processes described.

The research showed some challenges for a suggestion scheme used by the organization in public administration. The challenges were the excessive bureaucracy, the lack of description of the processes and the low activity of the system after being launched. The commitment of the management throughout the suggestion system process turned out to be the main observation in the study.

The new knowledge gained in this research can be applied when developing and planning suggestion schemes and their processes. A key subject for further study is the implementation of the employee suggestions and the effect of the implemented suggestions on improving job satisfaction, productivity and cost-effectiveness within an organization.