Tietojärjestelmäkartoitus sopimusvalmistajan tarjouslaskentaan

Abstract

Tässä opinnäytetyössä kartoitettiin ominaisuuksiltaan sopivin ja investointina kannattavin kaupallinen tarjouslaskentaohjelmisto lääketieteellisten laitteiden sopimusvalmistajalle. Opinnäytetyössä selvitettiin Excel-taulukoihin perustuvan tarjouslaskentaprosessin kehityskohdat. Kuvatun tarpeen perusteella tehtiin kansainvälinen 32 ehdokkaan laajuinen markkinakartoitus. Tarjouslaskentaprosessin kustannukset määriteltiin ja investoinnin kannattavuutta arvioitiin tuottolaskelmien ja ohjelmiston tarjoamien välillisten hyötyjen valossa.

Tiedonlähteenä käytettiin tilaajayrityksen aiempaa tietojärjestelmien hankintakokemusta, yritysneuvontaa tarjoavien yhteisöjen tietoa sekä tietojärjestelmän hankintaa ja laskentatoimea käsitteleviä teoksia. Ohjelmiston loppukäyttäjät (3) kuuluivat opinnäytetyön ohjausryhmään, ja he osallistuivat määrittely-, validointi- ja päätöksentekoprosesseihin reaaliaikaisesti.

Excel-taulukoihin perustuvan tarjouslaskennan merkittävimmäksi pullonkaulaksi osoittautui se, ettei laskettuja tarjouksia ja komponentteja voi hyödyntää tehokkaasti uudelleen. Määriteltyyn tarpeeseen löydettiin ohjelmisto, jonka vaikutuksesta laskentaan käytetty työaika laskisi n. 30 % ensimmäisten kahden tilikauden aikana. Resurssisäästöjen ja arvioidun kasvun perusteella laskettiin investoinnin takaisinmaksuajaksi 10 kk. Opinnäytetyön tuloksena tarjouslaskentajärjestelmä esitettiin hankittavaksi seuraavan tilikauden aikana.

In this Bachelor'ss thesis the main bottle necks in the EMS’ manual spread sheet–based quote process were diagnosed and an international IT-system survey was made for finding a cost effective IT-solution. Overheads for the quote process were calculated and the profitability and the consequential benefits for the investment were evaluated.

The major challenge in the manual spread sheet –based quote process is the lack of component re-use. In the survey, a quotation system was found and its effect in quote calculation work load was 30 %. 10-month reimbursement time was calculated based on savings in the work load and extra resources. As a result, the quotation system was suggested for purchasing.