Sähköinen ostolaskuprosessi

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää sähköisen ostolaskujärjestelmän saavuttamia säästöjä kohdeyrityksessä. Tutkimuksen alussa kohdeyrityksellä oli käytössään jo sähköinen ostolaskujen käsittelyprosessi, mutta tarkoituksena oli miettiä kuinka prosessia voidaan kehittää tulevaisuudessa vielä tehokkaammaksi. Sähköisellä ostolaskujen käsittelyprosessilla voidaan tehostaa yrityksen koko taloushallintoa ja parantaa kassavirtaa. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää yritykselle, missä vaiheessa ostolaskujen käsittelyprosessi on ja miten sitä voitaisiin kehittää tulevaisuudessa. Teoriaosuudessa käsitellään sähköisen taloushallinnon ydinprosessit. Empiirisessä osuudessa käydään läpi sähköisen ostolaskuprosessin nykytila sekä mahdollisia tulevaisuuden kehityskohteita. Tutkimukseni pohjautuu työkokemukseeni ja sitä kautta saamiini tuloksiin. Laskin ostolaskukäsittelyyn kuluvan eri työvaiheiden viemän ajan käyttämällä vertailukohtina sähköistä ja paperista käsittelyprosessia. Tutkimuksesta voidaan havaita, että yritys säästää jo nyt aikaa uuden järjestelmän avulla ja sitä kautta saa myös rahallista hyötyä. Järjestelmä on kuitenkin vielä kehitysvaiheessa ja tutkimuksessa esitetään mahdollisia tulevaisuuden kehityskohteita, joiden avulla prosessia voidaan kehittää entistäkin tehokkaammaksi. Mikäli kehitysprojekti etenee suunnitellusti, jää laskujen käsittelijältä manuaalinen työ ko-konaan pois ja näin ollen säästöä syntyy entisestään.

The aim of this study was to examine the savings that an electrical purchase invoicing system brings to the case company. In the beginning of the study the company was already processing invoices electrically, but the aim was to find out how to improve the system further. With an electrical purchase invoicing system a company can enhance its whole financial management and improve cash flow. The aim of this project was to highlight the current performance of the process and the possibilities for future improvements. In the theoretical study I review the core processes of financial management. The empirical study reviews the current state of electrical purchase invoicing and possible areas for improvements in the future. The study is based on my own work experience and the results that I have found through work. I calculated the time consumed with different operations in purchase invoicing by comparing an electrical handling process to a manual one. The study shows that the case company is already making savings and financial gains by using a new invoice processing system. The system is however still at a development stage and in this study I present possible future development points that can make the system even more efficient. If the development project advances as planned, there will be no manual work involved at all and therefore more savings will be made.