Tietojärjestelmän käyttöönoton hallinta : Helsingin sosiaalivirasto

Abstract

Tutkimuksen aihe käsittelee tietojärjestelmän käyttöönottoa ja sen hallintaa projektimuotoisesti toteutettuna. Tietojärjestelmän kehittämishankkeiden projektointi mahdollistaa organisaation toiminnan tehostamisen ja vastaamisen paremmin toimintaympäristön haasteisiin. Projektityön haasteena on projektinhallinnan työmenetelmien kehittyminen muun kehityksen mukana. Keinoina siihen ovat toimintamallien ja projektinhallinnan menetelmien kehittäminen huomioiden vuorovaikutusta ja viestintää korostava ihmisten johtaminen.

Tutkimusongelmana oli tietojärjestelmän käyttöönoton hallinnan kehittäminen Helsingin sosiaaliviraston tietohallintopalveluissa. Tavoitteena oli tietojärjestelmän käyttöönoton kokonaistoimintamallin luominen tietotekniikkayksikköön. Tutkimuksen kohteena oli asiakastyön tietojärjestelmä Effican yksilö- ja perhehuoltosovelluksen (YPH) lastensuojeluosuuden käyttöönotto lapsiperheiden palvelujen vastuualueella. Tutkimus toteutettiin toimintatutkimuksena kvantitatiivisia ja kvalitatiivisia menetelmiä käyttäen. Käytettynä aineistona olivat aiheeseen liittyvä kirjallisuus, sosiaaliviraston materiaali ja asiantuntijoiden haastattelut.

Tietojärjestelmän käyttöönoton aihealuetta tarkasteltiin projektinhallinnan, koulutuksen, viestinnän ja muutosjohtamisen näkökulmista. Projektinhallinnalle muodostettiin uusi, yhtenäinen kokonaistoimintamalli näiden osa-alueiden osalta. Mallissa ovat lähtökohtana strategioista johdetut tietojärjestelmän kehitysprojektit. Käyttöönoton hallinnan avulla määritellään toimenpiteet ja tavoitteet sekä organisoidaan henkilöt. Käyttöönotto vaiheistetaan pääjaksoihin, jossa käyttöönoton läpäisevinä toimintoina ovat viestintä ja muutosjohtaminen.

Tuloksena syntynyt kokonaistoimintamalli täydentää projektiohjeistusta, ja mallia on mahdollista käyttää tulevissa käyttöönottoprojekteissa tietotekniikkayksikössä. Jatkokehitystyönä voitaisiin mallin eri osa-alueita syventää ja kuvata käyttöönoton vaiheiden prosessit. Kokonaistoimintamalli voisi olla sovellettavissa toiseen tietojärjestelmän käyttöönottoprojektiin Helsingin kaupungin virastossa tai YPH-sovelluksen käyttöönottoon toisessa kunnassa.

The subject of the research considers information systems implementation and project management for it. By projecting the projects it is possible to activate operation of the organization and answer challenges in business environment. The challenge in project work is developing of project management methods with other development. The ways for it are to develop operations models and project management methods with human leading, which emphasize interaction and communication.

The research problem was the development of project management for information systems implementation in Information Management Services of City of Helsinki Social Services Department. The aim was to create the total operations model of information systems implementation in IT Unit. The research object was customer information systems Effica Yksilö- ja perhehuollon (YPH) lastensuojeluosuus implementation in Services for Families with Children. The research was carried out as an action research by using quantitative and qualitative methods. The material that was used was associated subject literature, material of Social Services Department and interviews of some specialists.

The subject area of information systems implementation was inspected via aspects of project management, education, communication and change management. The new, uniform total operations model was formed for the parts of these fields. The basis in the model is the development projects, which have been lead from strategies. With the help of implementation project management the action and the aims are defined and also persons are organized. The implementation is phased phylums, in which the functions that penetrate implementation, is communication and change management.

The total operations model, that was born, completes the project instruction, and the model can be used incoming implementation projects in IT Unit. In continuation development work could the different parts of the model be deepened and the processes of the implementation phases could be described. The total operations model could be applied to another implementation project in some bureau of City of Helsinki or implementation of an application YPH in another commune.