Collaborative Document Management Systems

Abstract

The volume of the electronic documents that the company nowadays has to manage is high. Therefore the systematic document management has a significant role in company’s working process. The Internet has enabled that the software can be acquired as a service that operates in a cloud environment. In that case the company has the use of the software and pays only for the use.

This study gathered the requirements for the cloud based documentation management system. The purpose of the study was to document both functional and business requirements for the document management system and present some existing cloud based document management systems and their features. The technical documentation of the customer company’s current document management system was studied and project participants were interviewed. The initial assumption for the project was to find out, if the cloud based document management system could replace the existing system.

As a result of the study the features of the customer company’s current documentation management system were listed. These features among other things are storing the documents into the database, configuring the metadata and its structure, handling the documents’ versions, versatile search functions, documents encryption, previewing of the documents, commenting, and the mass transfer of the documents. The business requirements for the system are that it is scalable and it supports work sharing between project participants. Also the setup and the usage of the system must be efficient. The costs for the document management system can be estimated with the information of user volumes, disk quota, and the data traffic. When comparing the features of the existing cloud based sys-tems, it was found out that none of the systems did meet all of the requirements.

The study works as a basis for the migration to the new cloud based document management system.

Yrityksen käsittelemien sähköisten dokumenttien määrä on nykyään suuri, ja siksi dokumenttien järjestelmällisellä hallinnalla on keskeinen rooli yrityksen työnkulussa. Internetteknologiat ovat mahdollistaneet ohjelmien suorituksen pilviympäristössä, jolloin yritys hankkii käyttöoikeuden haluttuun palveluun ja maksaa vain sen käytöstä.

Insinöörityössä kartoitettiin dokumenttien hallintajärjestelmän vaatimukset pilvipalvelun näkökulmasta. Työn tarkoituksena oli dokumentoida tulevan hallintajärjestelmän toiminnalliset ja liiketoiminnalliset vaatimukset, esitellä jo olemassa olevia pilvipalveluna toimivia hallintajärjestelmiä sekä verrata niiden ominaisuuksia keskenään. Tätä varten käytiin läpi asiakasyrityksen olemassa olevaa teknistä dokumentaatiota ja haastateltiin asianomaisia.Työn lähtökohtana oli, voidaanko dokumenttien hallintajärjestelmä korvata vastaavanlaisena pilvipalveluna.

Työn tuloksena saatiin selvitys asiakasyrityksen nykyisen dokumenttien hallintajärjestelmän ominaisuuksista, joita ovat mm. tietokantaan tallentaminen, metadatan rakenteen määrittäminen, dokumenttien versionhallinta ja tunnisteiden määrittäminen, monipuoliset hakutoiminnallisuudet, dokumenttien salaaminen, dokumenttien esikatselu ja kommentointi sekä dokumenttien massasiirrot. Liiketoiminnan vaatimukset tulevalle hallintajärjestelmälle ovat, että se sopii niin pieniin kuin isoihin projekteihin ja tukee dokumenttien jakamista projekteihin osallistuvien henkilöiden kesken. Myös järjestelmän käyttöönoton ja hallinnoinnin on oltava tehokasta. Hallintajärjestelmän kustannuksia voidaan arvioida projektin koon, tilantarpeen ja dokumenttien siirtomäärien perusteella. Olemassa olevien pilvipalveluna toimivien hallintajärjestelmien vertailussa selvisi, että yksikään järjestelmä ei sellaisenaan täytä kaikkia vaatimuksia, vaan lisäominaisuuksia tarvitaan.

Insinöörityön tuloksia käytetään asiakasyrityksessä lähtökohtana siirryttäessä uuteen pilvipalveluna toimivaan dokumenttien hallintajärjestelmään.