Hankitaprosessin kehittäminen operatiivisen toiminnan tukemiseksi

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää palvelualan yrityksen hankintaprosessia siten, että se kehittäisi laatua palvelun tilaajien ja yhteistyökumppaneiden suuntaan. Opinnäytetyössä pohdittiin alihankinnan käytön nykytilaa ja pyrittiin löytämään uusi toimintamalli, jolloin hankintaprosessi toimisi enemmän tuotannollisen toiminnan tukena. Valintojen tueksi käytettiin palveluista ja hankinnoista kertovaa kirjallisuutta sekä tutustuttiin markkinoilla olevaan ZeroChaos Oy:n tilaus-toimitusketjun hallintaohjelmistoon. Työssä keskeisempiä asioita olivat nykyisen toimintamallin kuvaus ja sen ongelmakohtien määrittely. Työssä syvennyttiin uudenlaisen menetelmän hyötyihin verraten sitä nykyisiin ongelmakohtiin. Työssä annettiin myös kehitysehdotukset konkreettisimpiin ongelma-alueisiin, joita kehittämällä toimintaa voidaan ohjata liiketoiminnan kannalta laadukkaampaan ja kannattavampaan suuntaan. Kehitysehdotukseksi esitettiin uuden ohjelmiston hankkimista hankintojen hallinnan työkaluksi. Ohjelmisto olisi saatavissa käyttöön puolen vuoden kehitystyöllä. Ohjelman käyttöönoton myötä sopimuksien hallinnointia tekevien työntekijöiden työaikaa säästyisi 5–10 prosenttia. Alihankinnan kustannuksissa säästöä syntyisi 5–15 prosenttia. Ohjelmistoa voitaisiin käyttää laajasti erilaisissa hankintatehtävissä ja sen avulla saavutettaisiin yhtenäinen toimintamalli yrityk-seen. Työntekijäresursseja voitaisiin käyttää tehokkaammin asiakaskäynteihin, perehdytyksiin, työturvallisuuteen ja laskutukseen. Yrityksen sopimukset, liikesalaisuudet ja lain vaatimat dokumentit olisivat paremmin tallennettuja ja suojattuja. Päivittäisen toiminnan tehostuessa ja yleisen palvelun laatutason noustessa yrityksen liiketoiminnan kannattavuus tulisi kasvamaan.

The aim of the thesis at hand was to develop the sourcing processes of a ser-vice company in order to improve the quality of service received by it's clients and co-operative partners. The thesis focuses on the present state of outsourcing and aims to find a new operational model in which the sourcing process would serve more as a supportive means for production. The findings of the thesis are based on relevant literature on services and sourcing, as well as on the order-supply chain management software developed by ZeroChaos Ltd. The central focus of the study is on describing the current operational model and defining it's problematic issues. The thesis offers an in-depth analysis of the benefits of a new kind of method by viewing it against the current problematic issues. In addition to this, the thesis provides development suggestions for the most fundamental problem areas. By developing these areas, business operations can be directed towards higher quality and profitability. Acquisition of a new sourcing management tool was proposed as means of de-velopment, and use of the software could be implemented within a year's development work. It was proposed that the implementation of the new software would save the employees' time spent on administrative tasks by 5 to 10 percent. Savings on outsourcing costs were estimated at 5 to 15 percent. The software could be used on a wide scale of different sourcing tasks, and would help achieve a unified operational model for the company. Employee resources could be utilised more efficiently in terms of customer consultations, orienta-tions, safety at work and invoicing. This would also ensure that the company's contracts, trade secrets and legal documents would be better recorded and protected. While the daily operations would become more efficient and the general quality of service would improve, the profitability of the company would also increase.