Hankintakategoriatyön johtaminen

Abstract

Tutkimuksessa tutkittiin Espoon kaupungin hankintakategoriatyötä ja sen johtamista. Hankintakategoriatyö oli uusi työtapa ja sen kehittämiseen haluttiin panostaa. Tutkimuksessa kartoitettiin mitkä ovat hankintakategoriajohtamisen hyödyt ja miten hyödyt saavutetaan.

Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena toimintatutkimuksena. Teemahaastattelut tehtiin hankintakategoriatyössä mukana oleville toimialojen vastuuhenkilöille. Vastuuhenkilöt pitivät hankintakategoriatyötä tärkeänä ja mielekkäänä tehtävänä. Hankintakategoriatyö tukee hankintojen systemaattista ennakoivaa suunnittelua, edistää kaupungin strategioiden ja tavoitteiden toteutumista hankinnoissa sekä hankintakategorian syvällisempi tietämys lisääntyy ryhmässä. Ryhmähaastattelu tehtiin hankintapalvelujen vastuuhenkilöille. Haastattelun tuloksena saatiin kehitettyä monipuolisempi työkirja hankintakategoriatyön systemaattiseen etenemiseen ja dokumentoinnin työkaluksi. Dokumenttianalyysissä tutkittiin hankintakategoriatyössä käytettävän työkirjan kehittymistä. Työkirjan osa-alueista positiivisesti kehittyivät hankintakategorian nykytila-analyysit ja strategisten tavoitteiden asettaminen hankintakategoriassa.

Tutkimuksen johtopäätös on, että hankintakategoriatyöstä on hyötyä organisaatiolle ja sen johdolle ja asiantuntijoille sekä markkinoille. Hankintakategoriatyö tuo hyötyä hankintojen ennakoivaan suunnitteluun, edistää kaupungin strategioiden ja tavoitteiden toteutumista ja lisää hankintakategorian syvällisempää tietämystä. Hankintakategoriajohtamisen hyödyt saavutetaan ennakoivalla hankintojen suunnittelulla, analysoimalla ja tiedostamalla hankintakategorian tarpeet sekä hallitsemalla riskit. Seurauksena on, että hallitaan hankintakokonaisuuksia hyödyntäen synergiaedut ja hyödynnetään innovatiivisia hankintamalleja sekä kehitetään hankinnan toimintatapoja.

The aim of this study is to examine the purchasing category management of the city of Espoo. The category management is a new way of working. The category management was recognized to have value for developing it further. The main function of this study was to find out what the benefits of category management were and how they could be achieved.

The study was implemented as an action research. The responsible experts of category management in each department of the city participated in theme interviews. The inter-viewees saw that the category management is important and meaningful task for them. The category management supports a systematic and proactive planning of purchasing as well the strategies of the city. Furthermore the category management helps to reach the goals, which have been set for the purchasing in the organization. In addition, the knowledge of purchasing categories will be increased in the expert groups.

The purchasing experts participated in a group interview. As the result of this interview a more versatile handbook was developed to be used as a tool for systematic implementation and documentation of the purchasing category management. The handbooks of each category (department) were then analysed. The aim of the analysis was to evaluate the achievements of the work. The most positive development was detected especially in the analysis of the present state and in setting strategic goals within the category.

The result of the study is that purchasing category management benefits the organiza-tion, management level of the organization, experts and the market. The category management helps proactive planning, implementing the strategies of the city and reaching the goals. It will also increase the deeper knowledge of the category. The benefits of category management will be achieved by proactive planning of purchases, by analysing and recognising the needs of the category and by managing the risks. The result is that purchasing category unities will be managed by exploiting the synergies, innovative purchasing models and developing the purchasing.