Hankintatoimen kehittäminen keskisuuressa bioalan yrityksessä

Abstract

Tutkimuksen aiheena oli hankintojen kehittäminen keskisuuressa bioalan yrityksessä. Yrityksessä oli nähty tarve kehittää hankintatoimen kokonaisuutta vahvistamaan paremmin yrityksen strategisia tavoitteita kannattavuuden ja kasvun suhteen. Tutkimuksen tavoitteena oli luoda hankintakokonaisuuden ohjauksen periaatteet ja yhtenäinen toimintamalli eli hankintastrategia ja ottaa se käyttöön kohdeyrityksen molemmissa liiketoiminnoissa pilottina kahden eri hankintakategorian osalta.

Työ toteutettiin toimintatutkimuksena. Tutkimuksen teoreettinen pohja rakentui pääasiassa hankintatoimen kehittämisen ja johtamisen teorioihin ja malleihin. Teoriaosuus painottui hankintatoimen kuvaamiseen osana yrityksen liiketoimintaa sekä erilaisiin hankinnan analysointi- ja työmenetelmiin. Näillä menetelmillä yrityksen nimikkeitä, nimikeryhmiä ja toimittajia voitiin luokitella loogisiksi ryhmiksi, joten niiden ohjaamiseen ja käsittelyyn voitiin luoda yhtenäisiä toimintatapoja. Lisäksi tutkimuksessa käytettiin sisäisen tilan ja toimintaympäristön tekijöiden yhdistäviä synteesianalyysejä hankinnan nykytilan selvittämiseksi. Käytetyt analysointityökalut olivat spend-, ABC-, SWOT- ja portfolioanalyysi sekä hankinnan kehityskaarimalli.

Työn tuloksena saatiin selville yrityksen hankintojen kokonaisuus eli spendi ja luotua kolmitasoinen kategoriarakenne johtamisen ja ohjauksen apuvälineeksi. Tutkimukselle asetetun tavoitteen mukaisesti kohteena olleille kahdelle hankintaryhmälle saatiin luotua ja implementoitua kategoriajohtamisen malliin perustuva hankintastrategia onnistuneesti. Poikkitoiminnallisten ”hankintatiimien” yhteisen suunnittelun, ja toimenpiteiden kautta saavutettiin erittäin hyviä tuloksia, kuten nimike- ja toimittajamäärän väheneminen, varastoarvon pieneneminen, varastonkierron nopeutuminen sekä toimittajakannattavuuden paraneminen ja tilausrivin keskiarvokustannuksen aleneminen. Saavutettujen tulosten aikaansaaminen ei olisi ollut mahdollista ilman poikkiorganisatorisen yhteistyön käynnistämistä. Tutkimukselle asetetut mittarit ja niiden osoittama toiminnan ja tehokkuuden muutos oli merkittävä.

The subject of this thesis was to study how to develop purchases in a medium-sized bio-industry business. The need to develop the purchasing management in such a way that it would strengthen the company’s strategic goals regarding cost-effectiveness and growth had been realized inside the company. The purpose of this thesis was to fulfill that need by creating the principles for managing the whole purchasing process, and by designing a coherent operations model or procurement strategy, which could be implemented to the company’s both operation sectors as a pilot project for two different purchases categories.

The study was carried out as an action research. Theories of purchasing development and management were mainly used as the basis for the theoretical framework. In more detail, the theories were approached by focusing on comprehending the purchasing as a part of the whole business activity and on other hand, by focusing on various analyzing- and work-methods regarding purchasing. Both methods in question were used as an aid, when categorizing the company’s titles, title-groups and suppliers to logical groups. The groups for their part were essential for creating coherent models for managing and dealing with them. The current state of purchasing was perceived by conducting a synthesis-analysis of the factors, which the internal situation and operational environment have in common. Following work-methods were used: spend-, ABC-, SWOT- and portfolio analysis as well as purchasing development model.

As a research result a spend-analysis was conducted for the company and a three-level category-structure was designed to help the overall management and supervision. As planned, a purchasing strategy, which was based on category-management, was created for both of the purchases categories in question and implemented successfully to them as well. By the planning work and actions made by cross-functional purchasing teams very impressive results were obtained: the amount of titles and suppliers was decreased, the stock value was decreased, the inventory turnover was speeded up, the cost-effectiveness of the suppliers was improved and the average cost of an order-row was lowered. The decisive factor in obtaining everything above was the decision to start a cross functional co-operation. All in all, the research indicators showed a significant change in the cost-effectiveness of the operations.