Development of purchasing parameters : Pernod Ricard Finland Oy

Abstract

The aim of supply chain management is the delivery and service chain optimization, cost reduction, increase in sales and enhanced customer service. In the Nordic countries, where the distances are long, it is normally necessary to maintain inventories. Another reason for inventories is often uncertainty. Inventories must be maintained as customers want fast shipping, but do not tell in advance when and how much they are going to buy different products. The supply chain management is a very practical activity. It is not solved by using statistical models, or by the IT systems. The most important part of the chain, are the people. The employees should, however, use mathematics and systems to help improve the efficiency of the supply chain.

The purpose of this work was to review old and define new purchasing parameters for Pernod Ricard Finland Oy and create a continuous process to define the parameters for the company by using mathematical and statistical methods. The goal of this research was to get better understanding of planning fluctuations and improve and define the planning parameters with fact based knowledge.

An action research study was carried out during autumn 2012 and spring 2013. This work initially examined the various theories to improve purchasing parameters, in particular the management of the safety stocks, and determined what kind of planning method should be used for planning various types of products in order to generate the best possible forecast with right information to suppliers and other parties.

Based on the theory new parameters for the purchase of Pernod Ricard Finland Oy were defined for certain products, implemented into system and the results were analyzed after few months. As the results of the research trial were promising the final result of the project was a new process and guidelines on how the purchasing parameters will be defined in the company.

Yrityksen kyky taloudellisesti tehokkaaseen hankintaan optimaalisen tarjonnan kehittämiseksi ja tuottamiseksi, on nykypäivänä tärkeää. Tavoitteena on toimituksen ja palveluketjun optimointi, mikä alentaa kustannuksia, lisää myyntiä ja tehostaa asiakaspalvelua. Pohjoisissa olosuhteissa, joissa etäisyydet ovat pitkiä ja kuljetuskulut isoja joudutaan yleensä pitämään varastoja. Toinen syy varastojen ylläpitoon johtuu usein epävarmuudesta. Joudutaan varastoimaan, koska asiakkaat haluavat nopeita toimituksia, mutta eivät kerro etukäteen milloin ja paljonko he eri tuotteita tulevat tarvitsemaan. Hankinta on hyvin käytännönläheistä toimintaa. Sitä ei kuitenkaan ratkaista vain tilastomatematiikan avulla tai ohjausjärjestelmiä kehittämällä. Tärkein osa toimivaa ketjua ovat ihmiset. Ihmisen kannattaa kuitenkin käyttää matematiikkaa ja järjestelmiä apunaan tehostaakseen toimintaansa.

Tämän työn tavoitteena oli tarkistaa ja tarvittaessa määritellä uudet ostoparametrit Pernod Ricard Finland Oy:lle ja luoda yhtiölle jatkuva prosessi parametrien määrittelemiseen matemaattisia apukeinoja käyttäen. Työn tarkoituksena oli myös ymmärtää paremmin ennustevaihteluita ja niiden syitä.

Opinnäytetyö toteutettiin toimintatutkimuksena syksyn 2012 ja kevään 2013 aikana. Työn aluksi tutkittiin eri teorioita ostoparametrien, erityisesti varmuusvaraston hallintaan liittyvien, arvojen määrittämiseen ja mitä ennustemenetelmää erilaisten tuotteiden ennustamiseen tulisi käyttää, jotta ennustaminen tuottaisi mahdollisimman oikeaa tietoa toimittajille ja muille osapuolille.

Teorian pohjalta määriteltiin uudet ostoparametrit Pernod Ricard Finland Oy:n eräille tuotteille, implementoitiin ne systeemiin ja analysoitiin uusien parametrien tulokset muutaman kuukauden kuluttua. Tulokset olivat lupaavia, joten tutkimuksen lopputuloksena syntyi uusi prosessi ja ohjeistus ostoparameterien määrittelyyn.