Sopimuspohjaisten ostolaskujen käsittelyn automatisointi

Abstract

Opinnäytetyön aihe on toimeksianto Yritys X Oy:ltä. Opinnäytetyön tekijä myös työskentelee kyseisessä yrityksessä tiiviisti ostolaskujen käsittelyn automatisoinnin parissa. Aihe muodostui yhdessä kohdeyrityksen ohjaajan kanssa. Työn tavoitteena oli löytää keinot Basware Contract Matching -ohjelman käytön järkevään lisäämiseen kohdeyrityksessä. Lisäksi tarkoituksena oli luoda myös ohje sopimusten syöttöön Contract Matching -ohjelmaan. Tutkimuksen teoria osuudessa käsitellään sähköistä ostolaskuprosessia ja ostolaskujen automatisointia. Teoriaosuuden avulla yritetään selvittää, mitä sähköinen ostolaskuprosessi tarkoittaa ja mitä erilaisia automaatiomahdollisuuksia on tällä hetkellä käytettävissä. Sen lisäksi teoriaosuudessa kerrotaan lyhyesti tutkimusmenetelmistä, jotka tässä työssä olivat tapaustutkimus ja kvantitatiiviset tutkimusmenetelmät. Empiriaosuudessa tarkastellaan Contract Matching -sopimusten määrää tutkimuksen alussa ja lopussa. Lisäksi tutkimuksessa perehdytään Contract Matching -sopimusten ylläpitämiseen menevään aikaan. Tutkimuksen aineistona käytettiin Basware Matching -ohjelmasta saatavaa aineistoa viimeisen puolen vuoden ajalta. Tutkimuksen tulokset olivat osin negatiiviset. Contract Matching -sopimuksia ei saatu määrällisesti lisättyä toivotulla tavalla vaikka toimenpiteitä suoritettiinkin. Samalla melkoisena yllätyksenä havaittiin aikataulupohjaisten -sopimusten tehottomuus. Positiivisina asioina kuitenkin esille nousivat budjettipohjaisten sopimusten odotettua parempi tehokkuus, kuin myös myönteistä palautetta saanut ohje Contract Matching -sopimusten syötöstä järjestelmään.

This study was made as an assignment for a case company, where the thesis writer works with Invoice automation. This thesis examined the ways to increase the use of Basware Contract Matching -program in the case company. Furthermore, there was an effort to create a good user guide for entering contracts in the Contract Matching -program. The theoretical study of this thesis reviewed the principles of an electronic purchase invoice process and different ways to automatically process invoices. In addition the theoretical part of thesis briefly described research methods which were used for this study, namely case study and quantitative research. The empirical study examined the number of Contract Matching -contracts at the beginning and at the end of the study. In addition, the study examined the time to maintain a Contract Matching -contract. In this study the research data was gathered for six months from Basware Matching -program. The study results were partly negative. The research showed that increasing Contract Matching -contracts failed even when some operations were carried out. In the process it was observed that schedule-based contracts worked rather inefficiently. However, there were some positive things that did arise from this study such as the better than expected performance from budget-based contracts as well as positive feedback that was received related to the user guide for entering contracts to Contract Matching.