Pienlehti syntyy pilvessä : Pienlehden etätoimituksen työprosessi ja -välineet

Abstract

Tämä tutkielma selvittää, miten pienlehti syntyy vapaaehtoisvoimin hajautetussa toimituksessa, millaisin edellytyksin ryhmätyö toimii ilman kasvokkaiskontaktia ja mitä työvälineitä toimituksen etätyöhön on olemassa. Näkökulma on toimitustyöhön tiiviisti osallistuvan graafikon. Tutkielman havainnot perustuvat tapausesimerkkiin, Imetyksen tuki –yhdistyksen julkaisemaan Imetysuutisia-lehteen. Opinnäytetyön produktio-osana on toteutettu Imetysuutisia-lehden taitto vuoden 2011 syksyn numeroon (Imetysuutisia 2/2011).

Imetysuutisten toimitus toimii täysin hajautetusti, eli toimituksella ei ole yhteisiä työtiloja, eikä tapaamisia, mutta lehteä tehdään silti tiiviisti ryhmätyönä. Tutkielmassa pohditaan, millaisin edellytyksin lehden toimitus saadaan toimimaan ilman tapaamisia. Lehdentekoprosessi puretaan työssä eri vaiheisiin aina suunnittelusta, materiaalin työstämiseen ja lehden koostamiseen. Työssä kartoitetaan tarjolla olevia pienen toimituksen hajautettuun toimitustyöhön soveltuvia sovelluksia ja pilvipalveluita viestintävälineistä, yhteiskirjoittamisen työvälineisiin ja tiedostonjakopalveluihin.

Tutkielmassa kuvataan alan kirjallisuuden esimerkkien avulla, miten aikakauslehden työprosessi sujuu nykyaikaisessa ammattimaisesti tehdyssä lehdessä ja verrataan tätä sitten harrastelijavoimin tehtävän pienlehden työprosessiin. Modernissa lehdessä käytössä on suunnitteleva ja editoiva työtapa, jota tutkielman havaintojen mukaan on mahdollista noudattaa soveltuvin osin myös pienlehden toimituksissa. Työssä esitellään toimitusprosessin eri vaiheisiin soveltuvia pilvipalveluita, joiden avulla koko lehti voidaan tehdä hajautetusti.

Tutkielmassa todetaan, että hajautetun ryhmätyön onnistumisen edellytyksenä on osallistujien välinen luottamus, toimiva vuorovaikutus ja tekijöiden sitoutuminen yhteiseen tavoitteeseen. Toimitustyö saadaan verkossa toimivien sovellusten avulla sujumaan hyvin, kunhan ohjelmistojen valintaan kiinnitetään huomiota.

This study investigates the following research questions: how a small magazine is created by dispersed volunteer editors;, what the prerequisites for a successful teamwork without face-to-face contact are;, and what tools are available for a distributed editorial staff. The point of view is that of an involved graphic designer. The observations of this study are based on a case example, the ”Imetysuutisia” magazine, published by a Finnish prolactation association (Imetyksen tuki ry). The production component of this thesis is the fall 2011 issue of the magazine (Imetysuutisia 2/2011).

The editorial staff of the magazine is entirely dispersed, with no common offices or meetings, but the magazine is nonetheless edited collaboratively by a team of volunteers. The study examines the prerequisites for making the editorial process function without meetings. The process for creating the magazine is broken into phases, starting from planning through creating materials into a final compilation. The paper examines the applications and cloud services that are at the disposition of a small editorial staff, from communications tools to collaborative writing platforms and file sharing services.

The study describes, using examples drawn from topical literature, how the editorial process unfolds in a modern professional magazine, and juxtaposes that with the working processes of amateurs editing a small magazine. A modern magazine follows a planning and editing approach that, according to the findings of this study, can also be applied to the staff of a small magazine. This paper presents cloud services that can be used at various stages of the planning and editing process to enable distributed working.

According to the study, the key success factors in distributed collaborative work are trust between team members, functioning interaction, and the commitment of all parties to common goals. Editorial work can be successfully accomplished online, as long as the toolset is chosen with care.