Muutos ja muutoksenhallinta Google Apps for Business -pilottiprojektissa

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena on tarkastella organisaation siirtymistä pilvipalvelujen käyttäjäksi. Aihetta tutkitaan muutoksen ja muutoksenhallinnan näkökulmasta Kemin kaupungin Google Apps for Business -pilottiprojektissa. Työ pyrkii vastaamaan kysymykseen “Mikä on muutoksen ja muutoksenhallinnan merkitys organisaation siirtyessä käyttämään pilvipalveluja.”

Teoreettisena viitekehyksenä käsitellään muutosta ja sen eri tarkastelunäkökulmia, muutoksenhallintaa sekä organisaation erilaisia tapoja muuttua, tutkitaan muutoksen onnistumisen edellytyksiä ja muutoksenhallinnan haasteita. Lisäksi esitellään Google Apps for Business -pilvipalvelua sekä tarkastellaan pilvipalvelujen hyötyjä, etuja ja hyödyntämisen esteitä.

Aineistona käytettiin muutosta, muutoksenhallintaa ja pilvipalveluita käsittelevää kirjallisuutta ja Internet-lähteitä sekä kyselytutkimuksen avulla hankittuja käyttäjäkokemuksia.

Tuloksena saatiin arvokasta informaatiota mahdollista laajempaa järjestelmän käyttöönottoa varten. Pilottiprojektin perusteella voi päätellä, että muutoksenhallintaan panostamalla saavutetaan suurin hyöty hankitusta järjestelmästä, vähennetään muutosvastarintaa, nostetaan käyttäjätyytyväisyyttä, lisätä tuottavuutta ja nopeutetaan käyttöönottoa. Käyttäjäkyselyn tulosten perusteella suurin osa käyttäjistä on halukas hyödyntämään Google Apps for Business -pilvipalvelua.

The objective of this thesis is to study the effects of change management when an organization is switching to cloud computing. The subject is the Google Apps for Business pilot project, which is examined from the viewpoint of change and change management. The aim of this thesis is to answer the question: “What is the significance of change and change management when an organization is switching to make use of cloud computing”

The theory examines change in organizations, various different viewpoints on change, change management and the different types of changes in organization. The requirements for performing successful changes and challenges in change management are examined. Google Apps for Business and its tools are introduced and the benefits and advantages as well as difficulties of cloud computing are examined.

The material used to research the subject was literature regarding change, change management and cloud computing, various Internet sources on the same subjects as well as the results of the user satisfaction survey that was carried out.

The result was obtaining valuable information to support the possible larger scale introduction of the cloud service. Based on the research we can conclude that organizations can obtain large benefits by taking account of change management. These benefits include getting the most utility from the system, reducing the resistance to change, increasing user satisfaction and speeding up user adoption. The user satisfaction survey implies that the majority of the users are willing to make use of Google Apps for Business.