Intranet sisäisen viestinnän välineeksi : Intra-wikin kehittäminen

Abstract

Toimeksiantajayritys toimii verkkoviestinnän alalla, jossa muutokset ovat arkipäivää. Kehitystyön lähtötilanteessa oli yrityksen organisaatiomuutos, missä osana yhdistettiin viisi ryhmää yhdeksi tiimiksi. Tiimin tavoitteeksi tuli yhdenmukaistaa käytettyjä toimintoja. Lähtötilanteessa kehitystyön projektille tuli tavoite rakentaa uudelle tiimille intranetsivut. Nopeasti etenevän kehitysprojektin intranetsivuilla haluttiin esitellä tiimin työntekijät ja toiminnot selkeästi. Tutkimuskysymykseksi asetettiin: Miten saada intranet tehokkaammin hyötykäyttöön tiimin esittelyssä?

Taustatietoa kerättiin muilta tiimin kuuluvilta työntekijöiltä laadullisena tutkimuksena hyödyntäen tapaustutkimusta, koska tutkija toimi tiimin jäsenenä. Tutkimusmenetelminä käytettiin havainnointia ja kyselyä. Kehitystyöprojektissa analysoitiin muiden tiimin intranetsivujen sisältöä ja käytettävyyttä sekä muita käytettyjä tiimien esitysmateriaaleja.

Tieto on tärkeä resurssi kohdeorganisaatiossa, joten se oli yksi näkökulma teorian rakentamisessa. Yhteisöviestintä on jokaisen työntekijän vastuu kuten oppiminenkin yksilönä ja yhteisönä, ja tässä yrityksen sisäinen intranet toimii mainiona apuvälineenä. Toimeksianto-organisaatio toimii ulkoisten asiakkaiden kanssa päivittäin, miksi ulkoisen viestinnän merkitys korostuu. Valittu työkalu wiki soveltuu aktiiviseen sisäiseen yhteisöviestintään sen helppokäyttöisyydellään. Käyttöönotto on helppoa ja eikä vaadi paljoakaan resursseja.

Kehitysprojektissa rakennettiin tiimille intra-wiki, jossa esiteltiin tiimi, sen tavoitteet, käytetyt prosessit ja tärkeimmät työverkostot selkeästi ja yksinkertaistetusti. Apuna hyödynnettiin havainnollistavia kuvia ja muita Internettekniikkaan liittyviä elementtejä.

Helposta työkalusta huolimatta, wikin perustaminen ja päivittäminen tarvitsevat yhteisön yhteistä suunnittelua ja käytäntöjen rakentamisen käyttäjä yhteisön avuksi, että tieto pysyy ajan tasalla ja siten mielenkiintoisena tässä kyseissä asiantuntijaorganisaatiossa.

This research was done for the company, which operates at network communication business and where environment changes are very common. Change in company organisation was a starting point of this development work. Studied group was added to a bigger team. The development target was to create new intranet pages for studied group with clear introduction of the team and working methods. The research question was: How to better utilize team intranet pages when presenting the team and working methods?

The background information was collected from other team employees with help of a qualitative study by using case studies, because the researcher was a team’s employee. Observation and survey was used as the research methods. Other groups and teams intranet pages content and usability was analysed in this development project. Addition used teams presentation materials were studied the terms of content.

Knowledge is one important resource in this target organisation and that was selected as one perspective in the theoretical framework. Every team employee is responsible for the organisational communication. Learning at individual and organisation level, is also very important for expert organisation where intranet can be used as a learning tool. This organisation works daily with external customers which makes external communication so important. The selected tool, wiki, is suitable for active internal organisation communication because it is easy to use. The setup of it is technically easy and does not require a lot of resources.

The intra-wiki was created in this development work for studied group. Pages described clearly and a simple way team, team targets, used processes and important networks. Illustrative images and other elements related to Internet technology were used as an aid.

Despite the fact the wiki is a simple tool, setting up and updating needs shared common practice in teams. It is important build up practices that wiki information keeps up to date and interesting in expert organisation.