Tilausseuranta ostoprosessin tukena

Abstract

Koska modernissa yritysmaalimassa kilpailu on armotonta, on yrityksen sisäisten liiketoimintaprosessien toimittava tehokkaasti ja ongelmat on ratkaistava nopeasti. Tämä insinöörityö tehtiin yritykselle, jonka vaatimuksesta kaikki työssä esiintyvät identifioivat nimet on muutettu. Insinöörityön tavoitteena on muodostaa ratkaisuehdotus hankintatoimessa ilmenneisiin ongelmiin. Yrityksen Keski-Euroopassa sijaitsevassa yksikössä ei ole käytössä formalisoitua ostotilausten seurantaprosessimallia, josta seuraa myöhästymisiä, sekä ostettujen materiaalien, että toimitettujen tuotteiden toimitusaikoihin. Työn alussa määritellään tutkimusprosessin kulku ja menetelmät. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena, koska tutkittavaa aihetta ei voi määrällisesti mitata. Aineiston keruumenetelminä käytettiin avainhenkilöiden teemahaastatteluita sekä kirjallisia ja sähköisiä lähteitä. Aineisto kerättiin vuoden 2012 lopun ja vuoden 2013 alun aikana. Seuraavaksi määritellään prosessin ja prosessin mallintamisen teoriaa lähdekirjallisuutta käyttäen. Tarkasteltavaksi mallintamistavoiksi valittiin yleisesti käytössä olevat vuokaavio-, uimaratakaaviotekniikat ja tehtävämatriisi. Tämän jälkeen tutkittiin aihetta yrityksen laatukäsikirjan valossa. Laatukäsikirjaan valitun esitystavan perusteella uimaratakaaviotekniikka valittiin lopullisen prosessimallin pohjaksi. Tutkittava ostotilausten seurantaprosessi määriteltiin teemahaastattelujen kautta. Tutkimuksessa määritellyn prosessimallinnustekniikan ja henkilöhaastatteluista analysoidun prosessikuvauksen perusteella saatiin luotua selkeä prosessimalli, joka voidaan ottaa käyttöön tukemaan yrityksen Keski-Euroopassa sijaitsevan yksikön ostotoimintaa.

As the competition in the modern business world is ruthless companies internal business processes need to work efficiently and occurred problems need to be solved quickly. This bachelor’s thesis is made for a company, which insists that all identifying names must be changed. The objective of this thesis is to form solution proposition for problems that have occurred in the company procurement processes. The Company has a unit in Central Europe, which procurement unit doesn’t have formalized tracking process for purchase orders. This causes delays in delivery times for both purchased material and sold products. The research process and methods are defined in the first part of the thesis. The research was carried through in qualitative way because the studied subject is not possible to measure quantitatively. The research data was gathered from key-personalities as theme interviews. Written as well as electric sources were used to form the theoretical framework. The data and material were gathered during the last quarter of the year 2012 and first the quarter of the year 2013. In the next part using written and electric sources the theory of processes and process modeling is defined. Flow diagram, swim lane diagram and function matrix were chosen for this research because those are commonly used in the process modeling. The Process modeling technique used in the company’s quality manual was studied next to find out and select the most useful way of modeling. The researched tracking process for purchase orders was defined using the information gathered from the theme interviews. With the process modeling technique that was defined in this research and analyzed information gathered from the interviews working process model was created for the tracking of purchase orders. The model can be brought into use in the company’s unit in Central Europe.