Yksilö yrityksen peilinä : yrityksen sisäinen viestintä

Abstract

Viestintä korostaa yhteisöllisyyttä, ja työyhteisöviestintä prosessina vaikuttaa organisaatiossa kaikkialle. Sisäisessä viestinnässä lähtökohta on se, että yhteisöllä on tarve kertoa itsestään ympäristölle, mutta myös tarve kuunnella, mitä ympäristö haluaa sille kertoa. Opinnäytetyö toteutettiin anonyyminä pysyttelevälle toimeksiantajalle, joka omassa toiminnassaan keskittyy muun muassa tarjoamaan strategisia markkinointi- ja asiakaspalvelukanavia yrityksille. Toimeksiantajayrityksessä viestinnän osalta selkeitä viestintävastuita ei ole määritelty sekä palautteen kulun osalta uusia väyliä on kaivattu. Työn tarkoituksena oli selvittää viestinnän nykytilaa eri näkökulmista ja sitä kautta tukea sisäisen viestinnän suunnittelua sekä kehitystä jatkossa.

Opinnäytetyön pohjana on aiheeseen perehtymistä ja keskusteluja toimeksiantajan luona. Myös suurin osa omasta havainnoinnista on tapahtunut työntekijän roolista käsin. Sisäiseen viestintään liittyen työssä tuodaan esiin teoriaa viestinnän vaikutuksista ja merkityksestä sekä sen roolista kiinnittymisen tukena. Empiirisen työn pohjaksi perehdyttiin toimeksiantajan tutkittavaan aiheeseen liittyviin materiaaleihin. Empiirisessä osiossa vertailtiin organisaation eri tasojen kokemuksia viestinnän eri osa-alueilta. Suurin osa aineistosta kerättiiin strukturoidulla kyselyllä sähköpostitse. Tutkimustulokset on esitetty Exel taulukoin ja kuvioin. Tulosten analyysi pohjautuu teoriaan sekä havainnointiin. Kyselytutkimuksen tueksi yhdellä toimipisteellä toteutettiin myös satunnaisotantaa hyödyntämällä haastattelututkimus, josta selkeästi esiin nousseet asiat tuotiin esille tutkimustuloksi.

Kyselytutkimuksessa selkeitä eroja ilmeni viestinnän kokemisen osalta odotetusti eri tasojen välillä. Viestintäväylien osalta sähköposti osoittautui viestitulvan takia varsinkin tuotantotasolla ongelmaksi. Tulosten perusteella suurimmaksi ongelmaksi koko organisaatiossa koettiin palautteen kulku eri tasojen välillä. Tämä heijastui myös tuotantotason haastatteluun, joka toi ilmi, ettei annetulla palautteella koeta olevan vaikutusta.

Tutkimuksen ja haastatteluiden tulosten pohjalta organisaation on toivottavasti helpompi tunnistaa kehityskohdat, joita tulevaisuudessa viestinnän suunnittelussa ottaa huomioon. Viestinnän kehitykseen opinnäytetyössä esitetään myös konkreettisia toimenpiteitä suurimpiin tutkimuksessa esiin nousseisiin ongelmiin.

Communication reflects social relations and work community communications have an effect on every process in the organization. The basis of internal communication is that the community has needs to tell about itseft to the environment, but also it has needs to listen what the environment tells. This thesis was executed for an anonymous company which concentrates on offering strategic marketing and customer service channels for customer companies. The assignment organization hasn`t defined clear communication responsibilities and also new channels have been desired for internal communication. The purpose of this thesis was to investigate the present state of internal communication from different perspectives and with that knowledge support the internal communication planning and development in the future.

The base for this thesis contains exploration and conversatios based on the material within client company. Also most of the author`s own observation has taken place from the role of an employee. Related to internal communication this thesis introduces theory concerning the influence and meaning of communication, but also its role supporting the commitment of the employees. Also the thesis backround material related to the client company proved to be a ground base for the empirical part. The empirical part itself concentrates on comparing three different levels within the client company and how these levels experience different sectors in internal communication. The majority of the empirical material was collected with a structured inquiry via email. Results of the inquiry are presented with Excel tables and figures. Analysis of the results is based on theory and observation. To support the inquiry also interview research was made in one office and the main results of the interview were brought up. The interwiewees were chosen with random sampling.

The inquiry showed some differences in experiencing communication at different levels in the company. Email turned out to be a problem in the production level because of its message flood. Based on the results bigger problem in the whole organization was feedback and its journey between different levels. This was also reflected in the interviews in production level which revealed that the employees don’t think that the given feedback has any impact.

Hopefully based on the inquiry and the interview results it`s easier for the organization to recognize development points which to consider in future communication planning. Thesis will also present concrete actions to developing communication concerning the biggest problems that were brought up in the research.