Tapahtumien järjestäminen sekä Kuopion Vilimit – elokuvatapahtuman toteutusvaiheen ohjeistus

Abstract

Opinnäytetyö käsitteli tapahtumien järjestämistä aina suunnittelusta toteutukseen ja jälkitoimenpiteisiin. Työn tarkoitus oli luoda selkeä käytäntö ja toimien samankaltainen jatkuvuus järjestettäessä Kuopion Vilimit – elokuvafestivaalia. Opinnäytetyössä tavoitteena oli luoda hyvä perehdyttämistyökalu uusille tapahtuman toimihenkilöille. Lopullisena työntuloksena pidettiin ohjeistusosiota, jota seuraamalla uudet työntekijät ja tapahtumasta tietämättömät henkilöt voidaan perehdyttää nopeasti mukaan työntekoon. Samalla tapahtumassa ennen työskennelleet henkilöt saivat konkreettisen työkalun, josta voi seurata tapahtuman kulkua ja samalla kirjoittaa eri tehtävien kohdalle omia muistiin panoja, helpottaakseen työtä.

Opinnäytetyö tehtiin aikaisemman, vuonna 2008 valmistuneen, ”Tapahtuman järjestämisen ohjeistus Kainuun musiikkiopistolle” – opinnäytetyön pohjalta. Edellistä opinnäytetyötä päivitettiin laajasti muun muassa nyky-yhteiskunnan kehittymisen luomien puitteiden osalta, kuten sosiaalisessa mediassa mainonnan ja asiakkaiden osallistamisen osalta. Aikaisemman opinnäytetyön teoria- ja empiirinen osa muokattiin toiminnallisen opinnäytetyön raporttimuotoon, jonka jälkeen luotiin ohjeistus Kuopion Vilimit – tapahtuman järjestämiselle. ”Tapahtumien järjestäminen sekä Kuopion Vilimit – elokuvatapahtuman toteutusvaiheen ohjeistus” – opinnäytetyö oli pitkälti samantyyppinen tuotos kuin aikaisempi, mutta lopullinen työntulos oli selkeämpi, ajantasaisempi ja helpommin käytettävä.

Lopullisena tuloksena opinnäytetyö palvelee Kuopio Vilimit – tapahtuman uusia työntekijöitä, jotta he ymmärtävät tapahtuman järjestämisen etenemisen ja vaadittavat toimenpiteet onnistuneen tapahtuman luomiselle. Samalla vanhat työntekijät voivat päivittää tietojaan nykyaikana vaadittavista toimista tapahtumissa ja hyödyntää ohjeistusosiota pilkkomaan työtehtäviä tapahtuman lomassa. Ohjeistusosiossa käytiin tehtävät selkeästi ja yksityiskohtaisesti läpi, jolloin sitä voidaan käyttää myös hyvänä muistilistana.

Tapahtuman järjestämisen ohjeistuksia on monia, joissa kerrataan samanlaisia asioita läpi. On kuitenkin muistettava, että lait, luvat ja toimenpiteet vaihtuvat ajan myötä, jolloin on myös tärkeää pystyä muokkaamaa omaa toimintaansa ajoissa, jotta tapahtuma saa jatkoa tulevaisuudessakin. Vanhoissa, aikanaan yleispätevissä tapahtumaohjeistuksissa ja ”Tapahtuman järjestämisen ohjeistus Kainuun musiikkiopistolle” – opinnäytetyössä ei osattu ottaa huomioon esimerkiksi internetin luomia uusia mahdollisuuksia markkinointiin ja asiakkaiden osallistamiseen. Osaltaan nämä keinot vasta kehittyivät nykyiseen muotoonsa edellisen opinnäytetyön valmistumisen jälkeen. Tämän takia on tärkeää, että päivitettyjä ja uusia ohjeistuksia julkaistaan jatkossakin, jotta organisaatiot pystyvät mukautumaan ajan oloihin ja tapoihin. Tämä opinnäytetyö oli yksi esimerkki, miten vuodesta 2008 on edetty vuoteen 2013 ja mitä uusia asioita on osattava ottaa huomioon tapahtumia järjestettäessä.

This thesis is about how to organize events from planning to execution and post-measures. The purpose of this thesis was to create a clear policy and a similar continuity of Kuopio Film Festival. The study objective was to cre-ate a tool for new employees to get familiar with the Kuopio Film Festival. The final result was a handbook which can be studied to gain basic information rapidly if one does not have any kind of knowledge about the event. Peo-ple familiar with the event can use the handbook as a memo to look over all the tasks and they can also make notes to the memo to facilitate the work.

The thesis was written on the base of an earlier thesis - ”Instructions for Event Arrangement at Kainuu Music Col-lege” – which was completed in 2008. Earlier thesis was updated for example to respond to modern society like social media advertising and involving customers. Earlier thesis’ theoretical and empirical part was modified to a new practice-based thesis and after this a handbook for the Kuopio Film Festival was created. The final result of the thesis was similar to the earlier thesis, but the new one was more clear, up-to-date and user friendly.

As the ultimate result the thesis serve new employees to receive necessary information about the event and to complete needed actions for arranging a successful event. Workers familiar with the event can use the thesis to update their knowledge. The handbook can also be used as a tool to divide different tasks to employees and it can be used easily as a memo.

There are many guides on how to arrange events. It is worth noting that some conventions, licences and codes are changing from time to time so keeping up with the changes and actions are important for forthcoming events. For example, at the time of the earlier thesis, social media had just started to get attention and later it became a huge part of advertising, involving and informing. This is the reason why new event arranging guides are needed in the future. This thesis is a good example of how things have developed since 2008 and what must be considered when arranging events.